发布时间：2023-11-06 10:06:51
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中图分类号:TP311文献标识码:A文章编号:1009-3044(2009)27-7587-02
Hospital Medicine Management System History Data Excavation and Application Research
NIU Ai-min
(ShanDong YingCai University Computer College, Ji'nan 250014, China)
Abstract: The hospital medicine management system has been widespread applied in the large and middle scale hospitals, at present, much historical data has not been used well. This article discusses the historical data formation in the hospital medicine management system, analyzes the historical data use, so that historical data displays its greatest effectiveness, and provides the valuable reference to the hospital economy management, the medicine management, the clinical practice.
Key words: medicine management; system; history data; excavation; application
目前,医院医药管理系统在大中型医院中得到了广泛的应用,对医院医药的供、销、存等管理工作带来了很大的便利和帮助。 然而,在很多医院医药管理中,对历史数据的重视程度不够,让历史数据束之高阁,白白浪费。如何充分利用和有序管理系统所产生的历史数据已成为医药管理人员、医务行政管理人员共同面对的问题。我们应该认识到,医药管理系统中的历史数据不仅仅是过去医药供销存的记录,更是一种宝贵资源,从中可以获取大量可供参考的原始资料,对历史数据蕴含的丰富信息充分开发和利用,变静态数据为动态信息,可以为医药、医务管理人员决策提供重要依据。而这一切都要基于对历史数据概念的准确把握、科学界定和深入挖掘。
1 医院医药管理系统历史数据的定义与构成
从医药管理流程的角度考虑,药品的管理可以分采购、入库、出库,销售等环节,如图1所示。
需要注意的是,图1中所示药品流向是单向的,但在实际应用中几乎都是双向的,如药房的药品可能会因某些原因退回到药库中去。所以在一个较短的时间内,药品的供销存是一个动态的过程,各种信息几乎都处于变化中。
通常情况下,可以将医院医药管理信息系统中超过6个月的供销存信息称为历史数据,每组历史数据的时间跨度可以根据医院业务量大小、药品销售数量多少、及管理需求等因素灵活界定,但从对数据访问需求的概率和离线保存数据的需要这两个角度考虑的,建议每组历史数据跨度要大于3个月、小于2年。
在医药管理系统历史数据中,我们常用到的是药品的采购信息、药品的库存信息、药品的出库记录、药品销售记录、药品报废等方面的信息。其中,采购信息中除包括药品的采购种类、数量等信息外,还包括了采购人员、药品供应商等内容。药品销售记录中除包括销售药品的种类、数量等信息外,还包括了处方医师、销售人员、病人名称等信息。每一组历史数据,都包括了上面所述各种信息,并且都具有两个重要属性:要素完整性和只读性[1]。
2 医院信息系统历史数据再利用方向
2.1 医院医药经济运行情况分析、评估
在我国当前医院运行体制下,医院领导、经济管理部门的主要工作内容之一就是对全院,各部门、科室做好财务预算、成本核算、效益分析,对经济运行情况进行阶段性评估更是其中的一项常规工作。医院药物销售、医疗技术收费是医院收入的重要来源,医院医药管理系统的运用为该项经济评估提供了数据基础和保障,并极大地提高了评估的时效性和客观性,使得医院医药管理工作更具可行性、科学性、准确性。对历史数据的深入挖掘,可以在较大时间跨度上把握医院医药管理的经济运行特点,全面分析影响因素,定量分析药品采购、销售部门及药物业务发展趋势,准确把握医院各部门医疗业务开展情况。合理选用统计学方法(如多元相关与回归),科学抽取与调用历史数据,对影响医院药品管理、业务管理的诸多因子进行筛选,并测算各因子的权重,为药品管理、业务开展决策提供科学依据。
2.2 药品销售历史数据分析,促进药品合理采购
医院药品采购和数量管理是药品管理中的两个难点。药品采购过多,就会造成库存积压过多、销售不出去,以致药品失效导致直接的经济损失,采购少了,可能又会影响医院正常的业务开展。
从历史数据中,可以分析每一项药品的销售数量,从中可以看出每一个历史阶段相应病症的发病概率及该药品的需求,从而为该药品的采购做出合理计划。
一般医院药品管理系统中,都具有药品数量报警功能,当药品数量低于设定的数量下限是,系统就会发出报警,提醒管理人员进行药品采购。那么这个药品数量报警下限的设置,医院历史同期需求数量就是重要的参考依据。
2.3 药品报废历史数据分析,促进药品库存管理
医院药品的报废,一般由以下情况引起:药品包装破损、药品字迹不清、药品停用、药品变质、药品过期失效、药品不良反应等原因[2]。其中过期失效是药品报废的重要原因。
图书馆文化是指图书馆在为读者服务的过程中，在一定的历史条件下形成的价值观念、行为方式、管理作风、精神风貌、道德规范、思想意识、发展目标等等的集合，它集中反映在两个方面，精神方面和管理制度方面。精神方面是对馆员长期灌输图书馆的规章制度，并对馆员的语言、行为、作风、工作态度等的赞誉，包括口头表扬和书面表扬、记功等各种激励手段。物质方面是对馆员的薪酬、劳保、疗养、重用等问题给予高度重视。通过这两个方面的激励使馆员有一种成就感、归属感、甘愿为图书馆的发展、为图书馆事业作出毕生的努力。管理制度是图书馆文化的重要内涵，管理制度的建立与实施正是为了确立图书馆文化的地位和作用。管理制度的建立主要是对馆员的行为进行规范，按照图书馆管理制度约束馆员，让馆员在长期的管理制度的熏陶下充分理解并实行图书馆管理制度，从而提升馆员的整体水平，理解自身角色的定位提高认知水平。图书馆作为为社会传播文化的机构，它的作用是服务于读者，对它的管理如同对企业的管理，图书馆的管理制度深入于每位馆员的心中，成为馆员规范自身行为的自觉行动，在这样的图书馆里，服务是规范的，馆员的工作是有条不紊的，这样图书馆就实现了它想达到的目标。
1911年美国管理学的开拓者泰勒首先提出了科学管理组织的理念，提出了标准化管理的模式，由此引发了管理“革命”的浪潮。现在用科学的管理规范各行各业已经成为人们的共识，用科学的高效的管理手段规范人们的工作，社会才能分工缜密而又协调一致的运行。
二、管理制度的人性化
在图书馆文化中管理制度的建立、理解、执行都是针对人的管理，都是反映了人的动机和需求，而管理理论的演化和深入过程也是反映了人的动机和需求的深化，图书馆管理的目标就是期望通过全体馆员整体意识的提高，实现图书馆的优质服务。馆员作为图书馆工作的核心部分，在制定管理制度上要体现馆员是“人”的本质特征。人是有感情有思想有理念有精神有各种需求的，所以图书馆的管理制度就应该体现人性化的观念，形成以人为中心的管理制度。人的需求主要体现在精神与物质方面，当物质条件的满足达到一定临界点时，人的精神需求便会上升，希望得到管理组织的认可，所以在一定程度上人的精神追求更大于物质追求，而图书馆文化在很大程度上源于图书馆精神的确立，这充分体现了图书馆的理念、哲学，体现了图书馆的目标及价值体系，是对图书馆精神理念的一种表达、注解和活化。精神文化具有一种超越和前沿的功能，主要在于对图书馆员的塑造培养形成一种主体精神面貌和文化心态，而属于图书馆文化范畴的管理制度一经形成，就具有规范化、强制性的功能，因此管理制度的完善，是需要通过精神文化的相容、协调和互补来得以实现。
一种人性化的管理制度是得到了全体馆员的认同，并且体现了大多数馆员的利益、意志、观念，馆员能自觉按照管理制度认真坚决地执行，体现了全体馆员的同心协力，奋发向上的精神力量，体现了图书馆的积极向上的价值观念和行为准则，强烈的责任感、使命感和持久的行动，并对馆员的角色定位起着向导的作用。这种角色的定位包括心理方面对图书馆事业体现了的认同、理解和支持；另一方面体现在行动上自觉遵守图书馆的管理制度，自觉维护图书馆利益自觉关心并思考图书馆的发展。
一种人性化的管理制度首先体现在对人员安排上，把适当的人放在适当的岗位上，馆员能在自己满意的岗位上充分发挥自己的特长、专长，以一种饱满的工作态度去服务于读者，在工作中获得愉悦。在这样的条件下馆员对知识更新、丰富知识、培养学习兴趣的热情就会极大的增强，馆员会自觉为提高自身水平努力学习，自觉提升学历层次和学术水平、关心图书馆的建设，提高计算机网络管理水平，为创造世界一流的图书馆而努力。
三、图书馆的利益同馆员的利益同步
图书馆的利益同馆员的利益同步这是图书馆运作成功的第二标志。成功的图书馆总是从馆员的切身利益出发，充分考虑馆员的实际情况，对每个馆员的思想、状态、利益、追求有较为充分的掌握、理解和控制，制定出切实可行的管理制度，使馆员认知图书馆的发展就是馆员自身的发展，图书馆的前途就是馆员的前途，图书馆的希望就是馆员的希望，让全体馆员有明确的归属感。图书馆自身公众形象的建立，是图书馆管理成败的关键，也是形成图书馆感召力、吸引力和凝聚力，这一切的形成又依赖于全体馆员对图书馆文化的理解及掌握，这种利益同步观念的形成又赖于对图书馆文化的认同，如薪酬的多寡同接待读者的多寡挂钩，同服务质量、服务水平挂钩等这些措施，都会激励馆员对图书馆服务工作的再认识，并反映在对接待读者的态度上，这对充分发挥馆员的主观能动作用有着积极的作用。
四、团队意识的确立
对图书馆这样一个组织，他的团队意识的确立体现在图书馆的凝聚力上。图书馆的凝聚力，其实就是馆员对图书馆的认同与欣赏。对图书馆管理制度的认同；对图书馆管理水平的认同；对图书馆内部运行机制的认同；从对图书馆欣赏到对喜爱图书馆，关心图书馆，把图书馆工作看成是自己生活的一部分，在服务工作中自觉扮演馆员的角色，时时处处用图书馆管理制度约束自己的言行、举止，在图书馆服务中全身心地投入，为读者充当知识导航员知识传播者的角色，在这样的氛围中图书馆的团队意识就会产生，形成并上升为一种主流意识，成为馆员的自觉准则，对图书馆事业产生一种使命感、责任感，对同事、对读者产生一种亲和力，使馆员自身及读者获得身心的愉悦，馆员获得一种成就感的满足。在这样一支有强烈团队意识的队伍里，在任何困难的时刻都会产生坚强的意志，认清图书馆的大局就是馆员的大局，才会有一种摧不垮打不烂的意志，这就是图书馆团队意识的精髓。
五、自我管理意识的复苏与觉醒
对于管理制度由强硬的灌输到自动自觉自发的遵守，再到自我管理意识的觉醒是一个较为漫长的过程，这需要全体馆员多年的共同努力才能够得以实现。
收费窗口是医院现金流动性最强的一块，对其进行管理存在较大的难度和风险，如果管理不当，很容易会造成资金被私自挪用等方面的问题，这对于医院的发展是十分不利的。目前，很多医院都开始将信息技术引入到了现金管理的工作之中，最常用的就是“HIS”系统。这一系统的使用极大地提升了收费窗口现金工作的效率，但现金管理的难度仍然存在。目前，现金管理的难点主要在于以下几个方面：
一、医院收费窗口现金管理难点
（一）窗口收费管理制度方面
在医院收费窗口现金管理工作中，一大难点是管理制度方面的问题，像制定的制度与本院实际情况不符、制度落实质量有待提高以及审批不合理等，都对财务工作的安全性造成了直接的影响，很容易使现金管理出现问题。同时，制度规范性的缺失，也降低了窗口会计信息的完整性以及可靠性。[1]
（二）收费时间方面的问题
由于医院的工作性质较为特殊，是全天性的工作制，而收费窗口也需要全天不间断地工作，所以相关人员无法对结账的时间点以及留存现金量进行确定，这就增加了现金丢失的可能性。而且很多现金并不能及时送到银行，在医院保存的时间相对较长，这就加大了现金管理的风险性。[2]
（三）收费窗口无法集中
很多医院在建设以及配套相应的设施时都是以人性化为主，为了方便病患以及家属，很多医院都会开设多个收费窗口，但这种设置也分散了现金的管理，医院很难集中对每一个收费窗口进行管理。而且，目前多数医院已经开始朝向集团形式发展，会在多地开设分院。这使得收费窗口变得更加分散，不利于提高医院的现金管理水平。[3]
（四）现金内控系统不够完善
虽然现在很多医院已经引进了信息化的现金管理系统，并对软件的使用权限以及其他综合方面进行了控制，不过在现金管理时，现金的内控管理程度还是有待提高。很多医院由于日常工作量较大，窗口现金收费无人监督的情况屡见不鲜。[4]
二、收费窗口现金管理的优化建议
（一）对现行收费管理制度进行优化
各级医院要按照自身的实际收费需要，结合相关的法律法规对本院的收费管理制度进行完善，并在制度中对现金的统计以及管理工作的工作流程进行细化，要科学确定现金的结账时间点以及留存的现金数量，同时要明确收费管理工作的权责，如果现金管理工作出现问题，要对相关负责人进行追责，以这种方式增加每位工作者的责任感，保障收费管理制度的落实质量。[5]
（二）实施岗位相互监督模式
医院在对现金收费工作进行管理时，为了提高管理工作的质量，可以实施岗位相互监督制度，像后台核算人员可以与前台收银人员相互监督等。在日常工作时，核算人员要通过医院的现金收费系统对收银人员每天的工作情况进行查询，并比对上传的报表以及上缴现金，以确保现金数目的真实性。当现金核对出现问题时，核算人员要及时与相关人员沟通，及时对存在疑义的项目进行修正。如果经过核查是因为电脑系统出现的问题，要第一时间与医院的信息管理部门联系，准确找到系统存在的问题，对其进行完善，避免对账目造成影响。同时，要在固定时间内对现金经手人进行例行核查，像出入院收费工作者、急诊收费工作者以及零钞调零工作者，都要在保证公平的原则下进行互查与自查，并按照相应的奖惩制度对他们进行奖励与惩罚。不过在对工作人员进行核查时，其难免会存在一定的抵触心理，这时核查人员要对员工进行适当的心理疏导，使他们认识到现金管理工作的重要性，自觉规范自己的日常工作，并自觉配合医院的各项核查工作，有效降低现金收费中的误差。[2]
（三）强化权责管理制度
各级医院要在健全的收费管理制度的基础上，对现在的权责制度进行强化。要对收费窗口各岗位的权责再次进行细分，并对每一岗位的工作者进行相应的培训，使其能够明确自身的工作内容以及所要担负的责任，了解一旦出现失误时，应当如何进行处理，减少因为人员操作不当而造成的严重后果。同时，应要求相关人员将每日上交的现金以及报表制作成台账，从而使医院的现金管理更加正规。此外，为了减少闲置现金存在的风险，医院应该制定相应的现金转存制度，保障每笔现金的安全。同时要增加电子货币的使用机会，逐步降低纸币使用的频率，并要加强与银行之间的合作，明确合作双方的权责，从而不断对现金收费的管理情况进行优化。[1]
（四）要对收费专业收据的管理进行优化
在收费管理工作中，对收费专用数据进行管理一直都是重点。通常，收据管理工作方式分为两种：收据核销管理以及收据发放管理。值得注意的是，这两部分内容并不能结合在一起使用，必须要分别设置专项人员。同时，要对收据的录入号码工作进行优化，避免收银工作者独自录入收据号码。票据管理者要以票据的实际使用情况为依据，向收银工作者提供相应的收据，同时要独立录入数据的号码，并在电脑系统中对收据录入的权限进行设置，确保数据资源的完整性。
当收据完成使用时，票据核销员要与出纳一起对其进行接收，同时票据核销员要对所有票据逐张进行核对，通过核销号码以及收据领用号码的对比，找出是否存在票据丢失、跳号以及遗漏的情况，直到确认无误之后才能对票据进行存档处理，真正实现领、销同步，在源头上阻止现金操作失误的情况。[3]
三、结语
鉴于收费窗口现金管理对于医院发展的重要性，各级医院都应对本院收费窗口的工作情况进行全面的审视，找到该项工作中的难点和问题，并有针对性地对现金收费情况进行改进和完善。要从实际出发，对现行的收费管理监督工作以及收费实际操作进行优化，实施岗位权责明确制度，并使各岗位人员相互监督，不断优化各岗位人员的操作水平，在现代化技术的辅助下，实现高效化收费管理。
（作者单位为内蒙古赤峰市医院住院处）
[作者简介：张伟（1980―），女，内蒙古赤峰人，本科，经济师，研究方向：医院收费管理。]
参考文献
[1] 霍晓龙.综合医院收费窗口现金管理的存在的问题及应对策略研究[J].中国医药导报，2015（25）：144-147.
[2] 邓慧.医院收费窗口现金管理策略探讨[J].财会学习，2016（15）：194.
