发布时间：2023-10-09 15:05:02
绪论：一篇引人入胜的对档案管理的建议，需要建立在充分的资料搜集和文献研究之上。搜杂志网为您汇编了三篇范文，供您参考和学习。
1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。
2、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。
3、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。
4、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
5、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。
6、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。
从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、提高档案管理基础工作的建议
1、 结合实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
2、 统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
3、全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
4、重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
1、分门别类
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
2、分级次著录
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）012- 0088- 02
医院科研档案指医院科研工作人员在从事医学研究过程中产生的具备科研价值的各种体裁的信息资料。医院科研档案管理是医院科研管理工作的重要组成部分，支撑医院工作和科研的可持续发展。对科研档案的科学管理有助于医院科研水平的提升和医学事业的发展。
1 医院科研档案管理特点
医院科研档案是承载医学知识的主体，内含大量丰富的科研信息，是医学研究活动所产生的结晶，是开展后续医疗、医学教育、科研的重要资源，具有极高的保存价值。然而基于医学研究的特殊性，其科研档案具备一些特殊性。
1.1 归档周期长
科研档案的归档周期与科研项目的执行时间相关，医学课题立项到结束的时间相比较一般科研项目要长，一般的研究项目在2～3年，重大项目在3～5年或更长时间。针对一个项目的资料，涉及的内容随着课题时间的长度增加而增多，资料在项目执行期间的归档连续性强。档案的保存时间则更具应用的价值而不同，一般保存至少30年，重要资料则永久保存[1]。
1.2 专业性强，交叉多
医学项目研究以专题进行研究，每个专题内容专业性强，同时医学研究涉及面广，往往都是多学科、多专题交叉，必须通过综合研究、多领域多角度的去论证。
1.3 体裁不一
医学科研资料不同一般学科，其体裁相对丰富，不仅有纸质文档（病历、手稿等），还有医疗过程中所产生的胶片、图像、音像影像资料等等[2]。
2 医院科研档案管理现状
2.1 缺乏档案管理资源
在当代高速发展经济的社会形势下，往往会对于不能够直接带来经济效益的部门，我国的企事业单位，都未给予重视，所以医院档案管理资源相当紧缺。没有专门的场馆和部门来对科研资料进行收集和归档，仅仅只是靠各科研项目组对本组的资料进行整理，其整理方式往往都是极度简易且不科学的，对于资料的二次利用是极大阻碍。
2.2 缺乏完善的档案管理制度
档案的建立需要一整套制度来支持，需要在科研项目执行过程中的每一个环节同步进行，才能建立健全科研档案。然而现在的状况是资料在项目执行的过程中，因为记录不完整、收集不及时、归档不准确等等而造成档案缺失或内容不完整，缺乏相应的制度来对此类问题进行规范。
2.3 缺乏档案管理意识
医学科研项目执行过程中，工作者缺乏档案管理意识，对于原始资料、文件、图像等的收集意识淡薄，而导致档案管理过程中出现阻碍，影响科研档案的管理。部分的科研工作者只是对项目申请和提交，这一头一尾的事情特别热衷，而对于科研过程中的每一个细节，却甚少关心，对于研究过程中的原始资料的积累置之不理；也有部分科研工作者出于不信任，不愿将资料移交档案管理人员来处理[3]。
2.4 科研档案的管理落后、利用率低
尽管现在计算机技术发达到无法想象，但是由于对于档案管理的不重视，相应的投入也就欠缺，现行的档案管理方案依旧是人工操作为主，计算机的应用几乎为零。而人工操作必然带来档案二次利用率低下，无法高速推进医学科研前进。
3 医院科研档案管理关键点及完善方案
针对以上一些存在的问题，为改善我国医院科研档案管理情况，提高档案管理质量和效率，特提出以下几点方案。
3.1 大力推广科研档案管理
档案管理对于科研工作来说是非常重要和必要的一个环节，不仅仅是对现有资料的收集整理，更是为后续科研提供源源动力打下坚实基础，为提升医院实力做出贡献。推广科研档案管理，不仅仅是要求医院的各个科研小组使用档案管理系统，更要各个科研小组的管理人员形成档案管理意识，从思想上意识到科研档案管理的重要性，在科研的每一个环节中都及时、准确地去记录和收集科研资料并归档，才能更完整、更高效地实行科研档案管理。
3.2 提高档案管理投入，引进专业人才
投入资金建立档案管理室，引进优秀的专业人才来对资料进行整理和归档是实现医院档案管理的必备条件，如果一个医院想要建立完善的档案管理系统，而缺乏相应的投入，是无法实现这一目标的。专门的档案管理部门和专人管理对于整个医院的科研工作将起着剂的作用。专业化档案馆的建立，能够提升医院所有科研工作者对于科研档案管理的意识，进而更好地促进档案管理工作的进行，而专业的档案管理人才则从专业的角度实现档案管理的高水平运作，确保档案管理工作的高质量完成。
3.3 建立健全科研档案管理制度
科研档案管理的工作机制和工作方式需要建立健全，并不断创新，从而使科研档案工作充满生机，通过合理有效的积累和完善科研档案信息资源来实现医院科研档案管理的可持续发展。建立完善的科研档案管理制度即要实现一整套行之有效的方案来管理科研资料，做到高效归档、高利用率，同时也能满足其他特殊要求，如保密性、协同性等。从医院院长到档案馆，再到科研一线员工，形成一个档案管理网络，通过集中统一的管理、行政监督来实现档案管理的准确有效。档案管理部门与科研项目小组相互交流，档案管理人员能够准确地了解项目进展情况，督促和指导科研工作人员完成档案管理工作。
3.4 合理利用高科技手段，提高管理效率
应该摆脱以前的手工归档方式，应加大科技利用率，采用计算机网络技术来实现科研档案的网络化管理，利用信息管理的方法对科研资料实现数据库式的管理模式能极大提高档案的归档速度和归档质量。计算机网络的应用可以完美地解决科研资料二次利用率低的问题，能够更好地为科研工作服务。科研工作者通过计算机网络可以轻松的调用档案馆存储的相关资料，从而节省时间，减少人力物力的浪费。
4 总 结
总之，医院科研档案的有效管理是科学地管理和合理开发利用科研档案，是更好地为医学科研和医务工作服务，进一步提升医院整体水平和为医学事业添砖加瓦的必要措施。
主要参考文献
近年来，随着社会的发展和办公条件的完善，在我国交通系统各项工作和实践活动中形成了大量声像档案，这些档案是交通行业的重大历史写照，是全宗档案的重要组成部分。然而，在交通系统声像档案实际管理工作中，普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，这就严重影响了档案的完整性以及利用率，如何更好的保护好、利用好、管理好这些生动形象的特殊载体档案已成为当前交通系统面临的重要课题。针对交通系统声像档案管理中的存在问题，本文提出了一些对策及建议。
1 交通系统声像档案管理工作的存在问题
根据工作实践，我们发现在交通系统声像档案管理工作中还存在一系列问题，这主要表现在：第一，交通系统声像档案采录人员的素质参差不齐，很多人员为各业务部门的兼职人员，采录技术较低，工作时间较短，还有一些声像档案信息采集人员在思想上存在误区，认为档案就是上级来文或红头文件，没有对公务活动中形成的照片、影像、录音等信息的保存给予重视，另外，为了个人或部门内部的方便，一些工作人员没有将声像档案移交到档案室统一保存，特别是随着人员的变动和机构的调整，造成大量声像档案的管理失控或流失，对档案的利用和保护带来了不利影响。第二，从整体上看，交通系统对声像档案管理设备和系统的资金投入还是比较大的，但是由于一些单位没有制定基于声像档案管理的制度和使用要求，管理较混乱，导致大量设备被闲置、没有专人会用、设备存于个人或部门内部、设备使用人员不明确等现象普遍存在，设备添置多、利用率少，不利于交通系统声像档案收集和整理工作的顺利开展。总之，声像档案管理工作明显滞后于其他门类的档案管理，在管理意识、管理制度以及保存条件方面尚存在一些问题，亟需解决。
2 加强声像档案管理工作的对策及建议
2.1 树立声像档案信息资源观意识
从信息资源角度来看，交通系统中形成的声像档案是最真实、最可靠也最权威的原生信息，其具备以文字为载体的档案所不能替代的作用，是交通事业单位档案信息资源的重要组成部分，这些信息与纸质的文书、科技档案是相互联系、相互补充的，共同构成了完整的档案资源体系，对交通运输事业的历史和现实都具有重要现实意义，所以，我们必须树立声像档案信息资源观意识，实行统一管理，做到层层有人抓，处处有人管，形成工作协调一致的交通系统档案信息资源管理网络。
2.2 制定切实有效的管理办法
要想改变交通系统当前声像档案管理工作混乱的局面，就必须制定一套切实有效的管理办法来实现对该项工作的规范。各个立档单位都必须建立健全相应的管理制度，加大管理力度，实现声像信息从产生、收集、归档、保存到移交档案室的统一管理，防止信息的分散或流失，杜绝将声像档案归为个人和部门内部所有。明确规定声像档案的日常保管和借阅利用，对于那些永久保存的档案，应定期向交通主管部门或专业档案馆移交，与此同时，明确责任，制定并落实各项配套措施，做到依法管理，有章可循，使声像档案管理工作逐渐成为一项自觉的行动，不断提高工作效率和工作质量，确保档案利用率和完整性。
2.3 采取切实有效的前端控制方法
前端控制是交通系统声像档案管理的基础。首先，针对当前声像档案管理现状，交通行业档案主管部门要加大对声像档案管理工作的监督和指导，将声像档案管理纳入档案目标管理和年度执法检查中。针对不同单位的工作现状，采取不同的方式进行分类指导，疏通收集渠道，全面提升整体水平，比如对于那些在人员、设备和管理方面都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫，而相反的则应在依法管理和规章建制上下功夫；比如对于本单位或部门的一般档案，要及时移交到上级主管部门或专业部门，对于重点部门或科室产生的比较集中的声像档案应强化收集，及时沟通。另外，人是做好声像档案管理工作的重要保证，因此，在人员方面，应选派有工作经验和高度工作责任心、懂拍摄的人员担任信息采录人员，提高声像档案工作的专业水平；加强业务培训，提高档案管理人员、声像信息采录人员的专业知识和业务技能；提高声像档案人员的归档意识，将散存于个人和部门内部的资料收集起来，使档案人员逐渐学会自觉行动，为交通系统声像档案管理水平的提升奠定坚实基础。
2.4 加强声像档案编研
交通行业各个单位必须进一步提高对声像档案价值的认识，努力转变观念，使声像档案的编撰朝着专业化方向发展，在此过程中，善于依托档案馆藏资源优势，尽量编撰出能够突出交通系统特色的文献资源，提高档案工作知名度。档案编研工作要由单一型的低层次开发逐步向多元化的高水平发展，充分利用先进设备和现代化信息管理系统，保证信息开发的有效性和实时性，最大限度缩短信息加工时间，提高信息利用效率；打破传统的“关门编研”现状，为各个工作中心和部门提供生动形象的声像资料，使声像档案宣传更具生命力和活力。
3 结束语
做好交通系统的声像档案管理工作不仅仅是档案管理部门的事，还是各个立档单位和全社会的事，我们必须对该项工作给予高度重视，加强宣传，树立声像档案信息资源观意识，制定切实有效的管理办法，采取可行前端控制方法，不断加大管理力度，将声像档案保管好、利用好，管理好，使声像档案的价值在交通系统中得以充分发挥。
参考文献
