发布时间：2023-10-11 15:55:58
绪论：一篇引人入胜的档案分类与管理，需要建立在充分的资料搜集和文献研究之上。搜杂志网为您汇编了三篇范文，供您参考和学习。
【中图分类号】 G272.5 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）11-241-1
分类是人们对事物的认识和管理的一种基本方法，也是在进行档案管理时的基本方法。档案的分类和其他文献的分类相比，具有独特的“二元主义现象”。在对一般的文献进行分类时，仅使用一种分类标准，形成一种分类体系，同时满足文献的实体有序化和信息有序化的双重需要。而在整个档案管理过程中，需要进行两次分类，这两次分类在分类对象、思路和目的等方面有着明显的差异，形成了档案信息分类和档案实体分类这两种分类体系。这两种分类体系在档案管理中同时存在，在不同的管理需要中发挥着各自不同的作用。
一、档案信息分类与档案实体分类的比较
（一）档案信息与档案实体。档案信息分类和档案实体分类的主要区别就是两者的分类对象不同。档案信息是利用变化载体的方法从原始档案文件中提取出来的，自身属于抽象的事物，需要附属在一个新的载体来存在，实现其价值。档案实体是档案的原始文件，主要是对档案进行原始记录。档案实体只是一种管理方式，主要根据档案在来源上的历史联系进行分类，档案信息分类则是采用形式逻辑的方式。档案管理的使用价值就是满足人们对档案的各种使用需求，人们在使用档案时，主要是利用档案信息资料。所以要基于档案实体对相关档案信息推行信息管理，分类相关信息能够使信息有序化，更加方便我们迅速查询和使用档案信息，实现档案管理的使用价值。
（二）历史主义和逻辑主义。从档案信息分类和档案实体分类的思路上来看，主要分为逻辑主义和历史主义两种派别。在进行档案管理时，档案实体分类主要是通过历史主义的原则，按照档案实际情况和内容界限直接认定，按照档案在其来源上的历史联系进行分类，档案馆中的所有档案被划分成若干个全宗，每个全宗又按照日期和形成档案的机构进行细微的分类，形成一个完整的实体分类体系。档案信息分类主要采用形式逻辑主义的原则，突破档案来源上的历史联系，按照社会组织的职能分工并结合档案信息内容的属性对档案信息进行分类，人们可以按照职能活动或事物的属性来查找档案。
（三）信息分类号与实体分类号。从信息分类和实体分类的目的及结果来说，档案实体分类的目的是显示档案来源的历史联系，比较完整的展现出一个组织或个人在社会活动中的发展过程。新标准中档号的组成包括全宗号、时间、保管时限和件号。而信息分类的目的体现在档案内容的逻辑联系，使分散保存的不同宗卷中内容属于同一专业或职能活动的档案划分到同一类目下，给所有档案进行分类号，展现每个信息在整体信息分类体系中所在的具置，编号是由汉语拼音和数字混合在一起构成，使人们能够利用档案的特点进行查找。
（四）试题管理与信息开发。档案的管理工作，在理论上可以划分为档案内容信息开发和档案实体管理。档案的实体分类是保管、鉴定和统计的基础，在档案实体管理工作中进行。档案信息分类属于一种检索语言，实体管理完毕后，在信息的开发工作中进行。
二、档案信息分类与档案实体分类并存原因
形成档案信息分类和档案实体分类在档案管理中并存的原因：档案和其他资料都是同属于文献的范畴，是内容较为完整、历史价值较高的信息记录，目的都是帮助人们通过信息形成某种认识，所以文献的分类需要适应人们对文献的需求特点。一般情况下，人们是根据信息内容和特点进行文献的查找和使用。档案信息分类，就是按照文献的内容和特征进行逻辑分类而形成的体系。档案信息分类是人们查找需求的基本途径，也是档案的必然要求。在档案管理机构中，长期利用档案信息分类，虽然为人们提供了很多便捷的条件，但是使同一出处的档案全部打乱，档案所记录的全部机关的历史活动内容被损坏、分解和混合，是档案失去了原有的实际价值，变成繁杂的资料。这种信息分类不能展现出档案所具有的实际价值和独特属性，不利于档案实体的实际管理，所以还需要编辑一些工具类书籍来辅助档案的实体管理。另一方面，分类需要尊重和维护事物的本性。档案是历史社会活动的记录，能够反映出纵向上时间的连续性和历史性。在进行档案管理时，信息分类是对档案内容进行横向分类，不能显示人类社会或者历史的纵向演变、发展过程。所以对档案进行分类管理时，除了要进行档案信息分类之外，还需要实体分类对档案进行历史性记录。从档案来源的历史联系出发，有效地维护某一组织或者个人职能活动的整个发展过程，反映人类社会的历史。
三、结束语
由于档案的根本属性不同于其它文献，使档案的分类也和其它文献有很大的不同。档案信息分类和档案实体分类二者之间，虽然不统一，却在档案管理中同时存在，各尽其职，互补互依。其产生的原因是档案的历史记录性，在档案管理实践中不断地证明，也会在日后的档案管理中，以其独特性对档案管理工作起到更加重要的作用。
参考文献：
[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2000.
1 企业合同档案的概念及特征
企业的合同档案是企业活动中的重要分支，是重要的凭证，详细记载了企业的经济活动内容，也是企业履行合同的权利和义务的全部资料，是企业预算、评估和审计不可或缺的内容。合同档案与企业的市场经济活动密切相关，可以分为不同的种类，如：
企业经营合同、企业技术合同、企业劳动合同、企业销售合同、企业工程合同等，在企业的合同档案分类中，可以呈现出更为直观和简单的特征，这些合同档案都具有其共性和个性，有一般档案共同的价值和职能，而合同档案还有其个性，这主要表现在以下几个方面：
①法律性特征。企业的合同档案不同于一般的档案，它的内容载体为合同，而合同是具有法律效应的资料，在《合同法》的背景之下，具有相应的法律效力，合同档案自然也具有法律效应，这与合同档案的合同签订、合同变更、合同终止相适应，体现出企业的合同档案的法律性特征。
②凭证性特征。企业的合同档案是市场经济的产物，在激烈的市场竞争之中，必然会产生较多的经济纠纷，而合同是当事人履行合同义务和实施权利的凭证，也是处理经济纠纷的处理凭证，因而，合同档案显现出较为明显的凭证性特征。
③规范性特征。企业的合同签订、变更和终结是在《合同法》的范围之内有效，可以这样认为，企业合同档案不仅具有法律性的特征，而且还有合同档案所特有的规范性的特征，在法律范畴之内，企业合同档案必须包括当事人的姓名、合同数量、价款，并且还有规定的格式，如果没有依照合同的格式条款，则难以展现出合同全部的法律效力，会使企业合同不完善或不规范，这样，就在无形中使当事人的合法权益受到威胁。
2 企业合同档案管理的分类优化措施
企业的合同档案管理要克服分散、无序的缺点和问题，要正视合同档案管理的混淆、分散化的状态，实施优化的分类管理措施，减少合同档案分类管理的难度，有效地查找、利用、统计和管理合同档案。
2.1 强化企业合同档案管理机制
在企业的合同档案管理制度之中，积极健全和完善合同档案机制，要对合同档案的相关工作如：收集、整理、编目、上架等，进行制度化的完善和优化，这样，在制度完善的前提下，才能充分发挥出企业的合同档案管理效能，从安全的角度上来看，强化企业的合同档案管理机制，还可以确保企业的商业机密，减少企业的风险，从而促进企业健康、有效的可持续发展。
2.2 要加强合同之间的联系，做好合同档案的分类整理
在企业的合同档案管理中，要增强合同档案之间的联系，要使合同档案的分类整理工作更为顺畅，并且在对企业合同档案收集整理工作中，注重合同文件之间的联系，单立类目、分类组卷，实现科学的保管和管理。同时，企业要指定独立的部门负责合同档案的管理事宜，避免合同档案管理中的分散化和无序化状态。
2.3 实施合同档案的统一编号，利用分类管理
在对企业的合同档案分类管理中，要将不同的合同文件进行统一的编号，这个工作要依照一定的规则实施，具体如：将年度内的合同文件分为不同的类别如：物资类、工程类等，再加以不同的符号加以区分，确定好不同的类别号，然后再依照时间的顺序或者科目的不同编制小的编号，这样，就可以较好地实现对企业合同档案的保管、统计和利用。
2.4 注重附属材料的收集和整理，确保合同档案的完好 与齐全
在对企业的合同档案管理进行分类优化的过程中，主管单位要负责合同的齐全和完整，要注重对合同档案的附属关联材料的收集和整理，并且对于这些相关文件资料要加以不定期的督促和检查，从而确保合同档案在移交之前的齐全和完整性。
2.5 注重企业合同档案管理材料的变化情况
在企业的合同档案管理分类优化过程中，规定在每年的一定时间要进行合同档案的移交，主管部门要移交上一年度的所有合同文件资料，这个工作相当繁琐和细致，还存在一些合同档案的变化情况，诸如：合同签订后还会有合同的变更、合同解除、合同作废等问题，这些相关的合同文件变化情况都要进行及时的把握，由于这些合同文件资料的不确定性，不能一次性地终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这样就会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3 优化企业合同档案管理分类的方法
3.1 集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业的合同档案分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。对于文书档案的分类整理，包括企业的行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，以此为核心，进行合同档案分类管理，要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强对合同档案分类管理的有效性。
3.2 集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了九种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这九种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范而科学的集分式分类表，并且要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。
3.3 分类表的使用方法
一、前计算机阶段
在这一阶段，人们在企业档案分类的过程中，我们需要投入大量的人力对档案进行手工分类，也就是根据相关分类体系将混乱的档案信息进行科学的分类，使其具有层次化与合理性。通过档案信息的分类有利于后期对档案信息的管理。在这一阶段对档案信息进行分类，主要是为了满足社会的需要，将档案信息按照内容、形式等进行分类与处理，并将其按照需要编制成检索工具，人们通过手工检索类寻找到所需要的信息，在一定程度上充分发挥了档案的利用价值。由于档案信息是根据某一个规则而排列出来的，因此检索的入口具有单一性，不利于信息检索的效率。这一阶段的档案信息分类主要以固定性、单一性为主，其结构形式成线性结构。这一阶段的档案分类方式主要是采用手工方式进行分类整理的。其分类结果是一个单线排列结构，这就使导致档案文件之间存在着一定的联系，也不利于管理人员对其信息的深度开发。在手工分类中，首先需要对档案的实体进行分类，然后再根据档案信息的内容进行分类。只有这样才能够保证档案信息的连关心，从而建立一个固定的信息检索线索，但是这一阶段对于档案信息的利用不够灵活，只能够对档案信息的前度开发与利用。
二、电子目录阶段
随着社会的发展，管理人员在对档案管理的过程中应用了计算机辅助档案，也就是利用电子技术来对档案信息进行分类与检索。首先，在档案实体分类的过程中，我们可以将手工与计算机有机的结合起来，然后根据类别、时间将其进行分类整理并编号。在这一阶段，由于是将手工模式与计算机相结合在一起，因此管理人员可以将每一份档案信息进行分析，并将其形成一个条目，并存储于设备当中，便于档案信息的检索，从而形成一个电子目录。
在一个电子目录中，每一条档案信息都是以数据项的形式而存在于计算机当中的，这些数据项既相互独立，有相互联系，有利于档案人员对于这一信息的分类。此时检索入口要比上述检索入口要优越得多，具有随机性、交叉性、多项性等多种优点。可以说，电子目录阶段是前计算机阶段的重大改革。
在档案信息分类的过程中，需要通过计算机系统，将所有档案信息直接录入到计算机中，然后根据需要来确定档案信息的排列顺序，最后再根据不同类型的档案进行分类与整理，首先是将档案的信息进行分类，然后再对其进行实体分类。
电子目录阶段所表现的特征有：1）其分类方式是手工与计算机相结合的方式，这是电子目录阶段对档案信息分类的最基本特征。2）该阶段的分类结果呈网状结构。与前计算机阶段相比，电子目录在对企业档案进行分类后的结果呈网状分布，这是电子目录阶段对企业档案信息分类的本质特征。
在企业档案进行分类的过程中，对于档案信息的分类便于档案实体的分类，在对档案实体的分类则是档案信息分类的必然结果。通过计算机技术的应用。档案信息分类与档案实体分类都发生了巨大的变化，因此我们在实际工作中，必须要加强档案信息的分类，使档案数据向规模化、多元化方向发展，充分发挥档案信息的检索功能，为用户提供优质的服务，满足他们的需要。因此在档案馆藏室我们一定要建立健全的相关规定要求，然后将其落实到实际工作中，通过档案的边柱来提高档案信息管理的质量，使档案分类之后更具有可操作性。
三、电子文件阶段
已经出现并将得到广泛应用的办公自动化和“无纸化办公”系统，必然导致计算机完全进入档案领域，档案管理工作完全置于计算机的控制之中，使档案管理和档案分类进入一个新阶段――电子文件阶段。电子文件的载体主要有磁盘、磁带和光盘。电子文件是以人类肉眼不可直接阅读的二进制代码形式存在的，它必须经过计算机解码、“翻译”，才可读识。同传统文件相比，电子文件是逻辑的，动态随机的；对电子文件，人们既不可直接读识，又无法直接控制，只能借助于计算机处理才能实现对电子文件的管理。但一点是相同的：都是存储在特定介质的载体上，是实实在在的。
