发布时间：2024-01-18 15:58:52
绪论：一篇引人入胜的档案数字化的重要性，需要建立在充分的资料搜集和文献研究之上。搜杂志网为您汇编了三篇范文，供您参考和学习。
新时代条件下，档案信息化建设已成为必然趋势，如何将数字档案在档案信息化建设中的优势发挥出来，如何正确运用现代高科技的数字档案管理模式解决传统档案管理中的问题，体现其在档案信息化建设中的重要性，将是一个值得探讨的话题。
1、数字档案在档案信息化建设中的重要性
信息时代，现代科学技术已经广泛应用于各个领域，作为档案信息化建设，数字档案的选用将是其重要的一环。它是实现档案信息化管理的必然步骤。数字档案应用于档案信息化建设中，对于档案的标准化和规范化来讲是非常有利的。对于一个企业来讲，随着员工流动性的不断增大，其档案堆积越来越多，如果运用现代企业档案信息管理技术可以在很短的时间内调查员工的各种状况，大大增强办事效率，再如对医院来讲，病人的资料和病史是一笔非常重要的财富，通常会存档保存，但日益增多的病例将造成医院档案管理部门工作量的不断增加，传统的纸质档案管理手续非常复杂，只有通过计算机网络下的数字档案系统才能解决工作人员的实质问题。
当然，数字档案在档案信息化建设中的作用还不仅如此。档案技术的人类的历史发展，一方面是对过去事件的记录，另一方面也是对未来事件的启发。所以我们在进行档案信息化建设的过程中，如何保证档案信息的有效性和准确性将十分重要。数字档案的出现使得这项工作变得非常方便，因为它是高科技产物，通过数字档案的管理可以实现所有档案及时管理和更新的效果，所以相对于以前的实体档案，数字档案在有效性和准确性上有其必然优势。
此外，数字档案在档案信息化建设中还有一个优势，那就是安全性比较高。这点尤为重要。虽然之前的纸质档案已经流传了几百年，但是其安全性往往没有数字档案高，因为数字档案可以采用安全密匙等高科技手段对重要文档进行加密，所以同相应的纸质文档相比，数字档案的优势显现的非常明显。
2、档案信息化建设存在的问题
2.1 档案信息化专业技术落后
档案信息化建设不是单单有几台计算机加之简单的系统软件就算开发完毕，而是必须要由健全的基础硬件设施，如计算湘以扫描仪，还要有全面的软件设施、档案管理软件和安全防护系统相结合，才能有效地开展信息化建设。此外，电子档案需要存储在介质上，存储介质的保护、防止数据信息的丢失、确保传输介质稳定及信息的完整传输也都需要专业的信息技术的应用才能实现。目前，我国不少机构虽有独立的软件平台，却没有统一标准的软件系统对接，而在信息化建设中又各行其是，无法实现信息资源的共享。
2.2档案信息安全面临严峻挑战
档案信息化的目的就是要达到信息资源的共享，但信息共享却存在一定的限制性，即在一定程度上限制在某些范围，若要达到全社会共享，还存在一个信息安全保密的问题。网络病毒与网络黑客的出现，对于网络技术和计算机的应用是一个挑战，档案信息共享随时会出现信息漏洞的现象，这就会对档案工作造成威胁，在档案信息化的过程中，信息漏洞很可能是无意当中就会出现，无法保证信息的复制，这就出现了保密工作和信息共享的矛盾，而如何在做好信息保密工作的基础上实现信息共享就是目前需要解决的问题。
2.3 档案工作人员信息素养不高
在信息时代，一个合格的档案管理者既要懂得计算机基础知识和运用技能，熟练操作办公软件，能把信息管理知识应用到实际工作当中，还要对现有的档案信息进行整理分析、信息归类，提炼加工有用的信息供档案信息需要者使用。而目前，我国高素质的复合型档案工作者比较少，大多只能满足一些基本的需要，不能达到信息化建设的要求，只是简单地进行计算机基本管理，而无法实现现代化技术的推广应用，一定程度上阻碍了信息化建设的深入。
3、档案信息化建设的对策
3.1提高档案人员的素质
档案信息资源的性质决定了它的管理人员必须拥有高素质。首先，在思想上，档案人员要对这项工作充满热情，并要有无私奉献的精神。档案人员不仅要懂得档案管理，还要拥有一定的科学知识，要具有优秀的沟通能力和表达能力。从各个角度提升档案人员的素质，包括提升管理能力，不断学习新的知识和技术，不断适应时代的发展。
3.2加强档案信息的安全保密工作
确保档案信息安全是档案信息化工作的重要内容，没有完善稳妥的安全防范措施，档案信息工作将成为无本之木。首先，建立档案信息的安全机制，要有层次分明的信息利用机制和严格的权限设置，保证信息的安全传输。其次，运用防火墙技术，由于网络病毒及黑客的手段很隐蔽，因此，要把这一技术广泛应用到信息化当中，阻隔因病毒侵害、黑客攻击等引发的不安全因素，保证档案信息的安全运用。
3.3 加快相关立法和规范化管理体系的建立
随着数字化档案的快速发展，数字化档案信息的总体规模在逐渐扩大，其数量已经达到甚至超过了纸质档案，为了对两种档案加以区别，并发挥最大的管理效益，需要在档案管理中对纸质档案和数字化档案实行双轨制的管理。但从目前的数字化档案信息的管理情况来看，双轨制管理的推行存在一定的阻力，双轨制没有真正得到落实和实行，没有取得预期的效果。
（二）由于互联网的发展，数字化档案信息资源面临着一定的安全威胁
由于互联网技术的发展，为了发挥数字化档案信息资源的作用，可以通过互联网调取所需的数字化档案。这种做法的好处在于可以使数字化档案信息资源得到共享，提高其利用率，但是确定是对于有些机密的数字化档案信息缺乏有效的保护手段，使得网络黑客可以侵入档案管理系统，窃取机密的数字化档案信息资源，所以，对于数字化档案信息资源面临的安全威胁，必须着力解决。
二、解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策分析
考虑到当前数字化档案信息资源的重要性，我们必须采取相应的对策解决目前数字化档案信息资源管理中存在的问题，使数字化档案信息资源管理取得预期目的，实现数字化档案信息资源管理的最佳效益。随着数字化档案信息资源规模的扩大，在解决数字化档案信息资源管理问题时，一定要考虑到其实际运行情况，做到优化管理措施，创新管理手段，有效堵塞数字化档案信息资源管理的漏洞。解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策，主要应采取以下几种措施：
（一）在档案管理工作中，必须对数字化档案信息资源管理有足够的重视
在档案管理中，数字化档案信息资源的重要性日益突出，我们必须对其重要性引起足够的重视，主要应该采取概念宣贯和理念灌输的方式，从根本上明确数字化档案信息资源的重要性。从目前的档案管理中可以看出，只有观念上重视了，才能保证管理工作得到很好的开展。所以，必须对数字化档案信息资源管理采取足够的重视态度，从档案管理理念上推动数字化档案信息资源管理工作的开展。
（二）有效解决档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理的难题
对待数字化档案信息资源管理的有效做法是实行档案双轨制管理，逐步提高数字化档案信息资源管理的力度。对于目前档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理推进速度慢，推进效果不理想的问题，我们要制定具体的数字化档案信息资源管理制度，并创新档案管理手段，实现对数字化档案信息资源与纸质档案的双轨制管理，保证档案双轨制管理有效推进。
（三）对关键的数字化档案信息资源实行加密处理，保证数字档案的安全性
在目前的数字化档案信息资源中，为了预防关键档案信息泄密，要采取信息加密措施，并升级数字化档案信息资源管理系统，从根本上保证数字档案的安全性。为了有效应对网络黑客对关键数字化档案信息资源的窃取，我们要完善并加强硬件网络设施，同时采取先进的数学算法和加密手段，保证关键数字化档案信息资源得到有效保护。通过实践证明，这种加密手段是行之有效的。
三、提高数字化档案信息资源管理效益的具体措施分析
上文分析了目前数字化档案信息资源管理存在的问题，以及解决数字化档案信息资源管理存在问题，从中可以看出，数字化档案信息资源的重要性日益突出，必须采取可靠的手段不断提高数字化档案信息资源管理的效益，满足数字化档案信息资源管理的目标。实践证明，要想提高数字化档案信息资源管理的效益，就应该从以下几个方面入手：
（一）将数字化档案信息资源管理和纸质档案管理一起，纳入到统一的标准化管理体系中来
实践证明，在档案管理中，要想提高管理效益，就要建立统一的标准化管理体系，实行统一管理，发挥管理效益。对于数字化档案信息资源管理而言，要和纸质档案一起，建立统一的标准化管理体系，完善档案管理双轨制。
（二）建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，保证数字化档案信息资源管理的有效开展
由于数字化档案信息资源规模逐渐扩大，涉及种类多数据庞杂，为了实现有效管理，建立数据库是未来发展的趋势。所以，要建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，有效开展数字化档案信息的管理工作。
（三）统一数字化档案信息资源存储格式，便于数字化档案信息资源的实际使用
为了提高数字化档案信息资源在数据库中的存储效率，节省存储空间，便于用户实际调用，我们应该统一数字化档案信息资源存储格式，保证在数据库中以同一种格式出现，便于存储和利用。
（四）加强数字化档案信息资源的安全管理建设，保证信息安全
数字化档案信息资源中包含一些机密的信息，所以我们必须加强安全管理建设，要提高安全管理登记，保证关键数字化档案信息的安全，保证这些机密信息不发生泄漏。
目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。通过计算机的网络技术，能够实现资源的共享，将传统的管理模式进行转变。
一、数字化的档案
对数字化的档案进行管理指的是对具备相应价值的语音、软件、图像、影像、文本以及科学的数据进行整理、加工以及保管，实现电子的存取。在档案的信息化发展过程中，必然会出现数字化的档案，它能够体现信息化建设的综合实力，也是档案馆实现信息化的要求。
二、重要性
随着多媒体的技术、数据库的技术以及计算机的网络技术不断发展，逐渐的出现新型的档案信息状态，也就是档案的数字化。目前，各个领域中都在广泛的使用计算机，使数字化的档案逐渐形成，同时也就形成了数字化的管理。它能够将地理位置不同以及载体不同的信息通过数字化形式进行存储，运用网络进行连接，实现资源的共享。
数字化的档案使信息的对象进行转变，由纸质载体的档案转变成为机读的档案，将保管的费用有效节约，将占据的空间有效节省，同时使档案的查阅得到有效简化，避免对资料进行反复的印制而导致资源浪费。数字化的档案能够对资料进行及时的归档，同时可以对资料进行充分利用，将办公的效率有效提高。
对数字化的档案进行管理，能够促进档案的领域中不断运用多媒体技术、网络技术、计算机技术以及通讯技术，使档案管理的方法、技术以及理论进行转变，使档案的信息资源实现共享以及有效的利用，将档案信息在增值方面具备的作用充分发挥，促进档案事业发展，将档案的作用以及地位进行有效的提升。
在将档案进行数字化的处理之后，社会公众以及职能部门可通过管理系统对需要的档案以及信息进行及时查阅和有效利用，不再受到各个方面的限制，同时也避免重复的劳动以及时间的浪费，这将会使工作的效率有效提升，使成本有效降低。除此之外，档案会因为经常性的翻阅出现破损或者是丢失，使永久性的保管受到严重影响，在进过数字化的处理之后，在对档案进行利用时可以通过电子的方式，将使用原件的频率有效降低，保障了原件的安全。
三、思路的构成
（一）管理人员素质
在进行数据库的建设过程中，管理人员素质是非常重要的一个方面。随着档案的数字化发展，档案的信息在不断的增长，对档案的利用也在不断的增长，导致对数字化的档案进行管理成为非常重要的一项工作。在对数字化的档案进行管理时，一个必不可少的要素就是管理人员，同时管理的工作对管理人员素质提出了较高的要求。管理人员不仅仅要具备相应的管理知识，还要对一些网络的基本技能进行掌握，如数据库与网络的管理、数据的录入以及计算机的操作等等。对管理人员要进行相应培训，运用新的方式、机制、思路以及体制，依据以人为本的原则，使管理人员素质得到有效提升。同时对管理人员进行针对性的教育以及培训，使管理人员能够将相关知识进行更新，对相关技能进行有效的掌握，对管理工作的知识点以及环节进行详细全面的掌握，在进行管理工作时能够使用现代化的手段以及技术，对数字化的档案进行有效管理，将管理的工作有效加强。
（二）个性化的服务
对数字化的档案进行管理并不是对某一个具体的档案馆进行管理，它管理的对象是由社会资源构成的档案体系，为档案的使用人员提供动态化以及形式多样的管理服务。在对数字化的档案进行管理时，依据档案使用人员的需求将相关信息进行收集，强调的是运用自身在档案方面具备的能力以及信息为档案使用人员创造相应价值，将档案使用人员没有办法解决的问题进行解决，从而实现价值。对数字化的档案进行管理时，档案的管理人员要将管理的能力充分发挥，同时将创新的精神以及研究的能力充分提升，将服务进行有效的创新，为档案使用人员提供个性化的服务。
（三）与社会的信息进行联结
在对数字化的档案进行管理时，与社会的信息进行联结，能够使数字化的档案在使用方面的效率有效提升，同时能够满足发展的需求。将相应的网页或者是站点在档案的信息网进行设置，将情报、档案以及图书进行有效的结合，打破了单一局面，使社会的信息系统得到有效完善，实现一体化的管理，将整体的优势充分发挥。在进行社会的信息系统建设时，主要的内容以及前提就是实现资源的共享，将整合的目录进行建立。
相同的档案在进行数字化的处理之后，会呈现出不同格式。实际的使用过程中，最为常见的就是标签图像的文件格式以及便携的文档格式这两种。其中，对文件输出的分辨率没有较高要求或者是内容相对较多时使用便携的文档格式；对图像文件输出的精度具备较高要求的时候使用标签图像的文件格式。
除此之外，在对数字化档案进行存储的时候，可以使用光盘、磁盘的阵列以及服务器等形式，将数字化档案的安全性有效提升。在进行目录机构的建设时要依据档案类别进行，依据文件档号对经过扫描的文件或者是图像进行命名，然后存储与相应目录之下。对存储的结构以及文件的名称进行规范，使管理的工作有效加强，对文件进行有效的利用。
四、总结
目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。对于数字化档案的管理工作，我们要充分意识并且高度重视其重要性。在对数字化的档案进行管理时，要对管理人员素质、个性化的服务以及与社会的信息进行联结充分重视，使数字化的档案管理工作能够有效顺利的进行，对数字化的档案进行有效的管理，实现资源的共享。希望本篇文章可以为管理人员提供一定的参考，促进数字化的档案管理工作。
参考文献：
