发布时间：2023-10-07 15:40:28
绪论：一篇引人入胜的档案系统管理，需要建立在充分的资料搜集和文献研究之上。搜杂志网为您汇编了三篇范文，供您参考和学习。
加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。
一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
三、有重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
四、慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。
五、实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
六、充分发挥系统建设资金的使用效益
档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。
七、重视人才管理
推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如
数字档案馆生态系统在快速变化的社会发展环境中必然会面临各种机遇与挑战，如何保持自身的健康可持续发展，这不仅涉及经济、社会、技术等制约数字档案馆发展的核心要素，而且，关切到未来国家档案事业的发展。为此，本文拟从战略管理、协同管理、风险管理以及生态管理等方面，初步探讨如何加强对数字档案馆生态系统的管理，保持数字档案馆生态系统的健康运行和可持续发展。
1 战略管理
战略管理是“围绕着战略的制定、决策、实施和评价而采取的一系列手段和措施的动态过程，对组织的发展方向具有长远的、全局性影响”[1]，广泛存在于政治、经济、社会、文化、教育、科技等领域活动中。目前，战略管理已引入档案事业发展和电子文件管理的研究中。冯惠玲教授指出，“面对电子文件管理这一历史性挑战，仅有战术、方法的应对远远不够，还需要有面向全国的宏观思维和战略应对，才能把这项事业推向前进”[2]，“从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排，体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路”[3]。国家档案局杨冬权局长指出，“管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆的长期保存，关系到人类文明的传承延续”，“不仅要考虑电子文件的今天，而且还要考虑它的明天和后天；不仅要考虑电子文件的短期效益，而且还要考虑它的长远效益”[4]。2010年，由中央办公厅牵头，国家档案局等相关部门为成员单位成立的国家电子文件管理部际联席会议办公室，标志着我国电子文件管理国家战略正式启动[5]。
数字档案馆生态系统研究立足于从整体性、系统性、平衡性、动态性等生态学思想，观察和思考数字档案馆的运行与发展，其中隐含着战略管理的思维。以战略管理思维为指导，将数字档案馆生态系统与社会发展、经济发展、文化发展以及信息技术发展等联系起来，研究数字档案馆生态系统发展态势，制定具有全局性、前瞻性、长远性的数字档案馆发展战略，并依据所制定的战略采取相应的计划、措施、步骤。实施数字档案馆生态系统的战略管理，能够将系统中的各种生态要素联结起来，形成一个互相依存、互相制约的整体，保持数字档案馆生态系统的健康运行，推动数字档案馆建设的可持续发展。同时，对于一个国家、一个地区而言，数字档案馆生态系统战略管理将是一项跨机构、跨部门的综合管理，与国家（地区）信息化发展战略、电子政务战略等密切配合，与相关组织机构建立战略联盟，协调数字档案馆生态系统与社会组织系统、社会信息系统之间的关系，在激烈的生态位竞争中实现数字档案馆生态系统的社会使命与专业价值。
2 协同管理
协同管理是“运用协同学自组织原理，通过建立‘竞争—合作—协调’的协同运行机制，把系统中价值链形成过程的各要素组成一个紧密的‘自组织’体系，共同实现统一的目标，使系统利益最大化的管理体系”[6]。在数字档案馆生态系统中，要积极实施协同管理，使得各生态因子之间密切协作、互动开放，建立和谐共存、协调运行的数字档案馆生态系统管理体系，保障数字档案馆生态系统健康运行和持续发展，其内涵主要表现为：
一是要协调数字档案馆生态系统主体之间关系。围绕数字档案馆档案信息资源管理与利用，加强档案形成者、档案管理者、档案利用者之间的联系，建立有效的协同合作机制，实现档案信息资源的有效收集、科学管理和充分利用，保障数字档案馆生态系统数字资源管理活动的良性运行。
二是要协调数字档案馆生态系统主客体之间的关系。围绕数字档案馆建设，充分发挥档案形成者、档案管理者、档案利用者的主观能动性，将生态系统中各生态因子组成一个紧密的协调运行体系，调动各种生态因子的作用关系，实现与数字档案馆生存环境的均衡发展与和谐共生。
三是要协调数字档案馆生态系统客体之间的关系，突出表现为内部环境协调和外部环境协调。内部环境协调主要是协调数字档案馆生态系统运行机制、信息资源、基础设施、组织文化等生态因子之间的关系，建立良性的运行机制，保障数字档案馆正常运行；提高档案信息资源质量，优化档案信息资源结构，建立档案信息资源管理体系；强化基础设施建设，增强数字档案馆保障能力；创建和谐文化氛围，提升数字档案馆工作者的内聚力、向心力，使数字档案馆生态系统微观环境功能最优化。外部环境协调主要协调数字档案馆生态系统宏观环境和中观环境中各生态因子之间的关系，激活数字档案馆生态系统外部环境各生态因子的功能。通过协调数字档案馆生态系统社会、政治、经济、文化、科技等社会环境以及地质环境、气候环境、生物环境等自然环境之间的关系，创造社会稳定、政治民主、经济富足、文化繁荣、科技发达、自然生态和谐的环境氛围；通过协调档案行政管理机构、档案行业协会、传统档案馆以及其他信息机构等之间关系，提升档案行政管理能力与协会业务协调能力，发挥传统档案馆的优势，与其他信息机构竞争合作，拓展数字档案馆生存发展空间。
3 风险管理
目前，风险管理广泛应用于经济与社会发展过程中，特别是在企业管理、信息管理等领域应用突出。在档案学研究中，风险管理思想和方法也被关注和重视。近年来，档案学界高度关注电子文件的风险管理，认为由于“计算机系统的脆弱性、电子文件的重要性、电子文件安全标准的复杂严格性、电子文件受损所造成后果的严重性，要求我们建立一套科学、严密的风险管理体系”[7]。冯惠玲教授在《电子文件风险管理》专著中，全面探究了电子文件风险管理的成因、规划、监控、识别、评估以及应对等内容[8]。数字档案馆生态系统风险管理是在风险识别、风险评估的基础上，积极采用相应的风险应对策略，规避和化解数字档案馆生态系统建设与发展中的各类风险。数字档案馆生态系统的风险管理要强化“安全第一”战略，突出档案安全意识，主要包括实体安全和信息安全。
3.1 实体安全。数字档案馆生态系统实体安全主要体现在档案载体安全与档案库房安全两方面。在传统档案馆或传统档案管理中，档案载体安全是档案馆库房管理和档案保护的重点内容。在数字档案馆生态系统中，数字档案载体安全成为新的课题，数字档案载体寿命短，容易受损，且档案信息内容无法直接阅读，档案信息具有瞬间即逝的可能，需要采取有效的防范措施和定期拷贝、检查制度，避免数字档案载体受损，确保馆藏数字档案载体的安全性、可读性和有效性。
档案库房安全一直存在诸多风险，如“档案装具、档案安全防护基础设施不完善、档案库房设计不规范、档案库房安全管理制度空泛、档案库房安全应急预案缺失”[9]等，这些都对档案馆库房安全管理带来潜在威胁。在数字档案馆生态系统中，库房安全增添了新的内容，如计算机机房安全、数字存储实体安全等，需要采取防火、防潮、防热、防盗、防震、防电磁干扰等措施，切实加强档案库房安全建设，不断完善、健全档案库房安全管理制度，制定数字档案馆库房安全应急预案，注重与相关部门之间的应急联动，在面对突发事件时最大限度地保护档案实体安全，减少档案损失。
3.2 信息安全。“数字档案馆的安全，涉及电子文件与数字档案在生命运动周期各个阶段的安全保护，包括电子文件的产生、传递、存储、检索、利用等各个环节”[10]。数字档案馆生态系统信息安全主要包括档案信息内容安全和档案信息系统安全两方面。
数字档案信息内容具有易消逝性和易修改性等特点，安全风险大。2009年起，国家档案局就要求“各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全”[11]；2010年，国家档案局杨冬权局长再次强调，“确保电子文件的齐全完整、真实有效，让今天的电子文件在几十年、几百年后还能被人读取利用，是一个需要特别注意的重大问题和特别需要解决的根本问题，不建设好档案安全体系，今天的电子文件和数字档案在若干年后将无法读取，信息空白的惨剧将无法避免”[12]。
档案信息系统安全是网络环境下数字档案馆面临的新的安全风险，给数字档案馆生态系统带来了不可忽视的安全隐患。2010年，《数字档案馆建设指南》指出“数字档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，应当采取相应的措施和管理手段应对这些安全隐患”[13]。数字档案馆生态系统须高度重视信息系统安全，采用多维管理与控制体系，加强制度建设，提高安全管理意识；加强信息系统安全防护措施，提高系统安全防范能力，确保软硬件系统的稳定、可靠；建立网络安全管理与防护体系，利用各种手段和措施，增强网络免疫力，保障网络不被攻击，有效维护数字档案馆信息系统安全。
4 生态管理
生态管理于20世纪70年代起源于美国，它“运用生态学、经济学和社会学等跨学科的原理和现代科学技术来管理人类行动对生态环境的影响，力图平衡发展和生态环境保护之间的冲突，最终实现经济、社会和生态环境的协调可持续发展”[14]。随着生态管理的应用和发展，其内涵得到进一步延伸，如低碳管理、绿色管理、生态伦理等，都成为生态管理的重要内容。通过生态管理，能够为数字档案馆生态系统营造良好的环境氛围，实现数字档案馆与社会政治、经济、文化等之间和谐发展。
4.1 低碳管理。数字档案馆生态系统低碳管理，重点反映在档案管理成本的节约和档案利用成本的节约上，可以实现数字档案馆生态系统管理高效化，优化管理程序，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，提升工作效率，节约管理成本，降低管理能耗。数字档案馆生态系统通过运用信息、网络、通讯等现代技术手段，提供便捷、快速、高效的档案信息利用，实现“一站式”检索、在线利用、全天候服务，避免用户奔波之苦，减少交通成本；通过网络，可以打破时空限制，随时随地利用档案信息资源，实现档案信息资源共享。
4.2 建筑生态。数字档案馆生态系统建筑生态体现在数字档案馆库房建设上，强调以生态建筑意识为指导，建造环保、节能、绿化且符合档案保护要求的数字档案馆库房。一方面，数字档案馆建筑设计要遵循“适用、经济、美观”的原则，利用低耗能、低污染的材料建造数字档案馆，与周边环境和谐共处；通过库房智能化管理、低碳管理，提升用电效率，降低库房管理成本。另一方面，数字档案信息存储密度高，同纸质档案相比，大幅度节省存储空间，减少存储库房；否则，档案馆盖得再大，也难以承受知识、信息爆炸带来的存储压力。
4.3 资源生态。目前，数字档案馆数字档案信息少，民生档案信息少，特色档案信息少，档案信息利用率不高，需要重点加强数字档案、民生档案和特色档案信息资源建设，建立广泛覆盖人民群众的档案信息资源体系，实现档案信息资源多样化、特色化、民族化，满足社会对档案信息资源的多样化需求；同时，数字档案馆信息系统设计各异，数字档案信息资源来源广泛，数字档案信息异构现象严重，难以实现资源共享，需要重点加强数字档案馆规范化、标准化建设，提高数字档案馆建设效率，避免数字档案馆重复开发，实现数字档案信息资源共享，保持信息生态平衡。
4.4 生态伦理。生态伦理要求“把伦理关怀作为开发、利用和改造自然（环境）的经济社会活动的一个行为准则，树立一种全新的、与环境承载能力相适应的价值观念和生活方式，促进人与自然的协调发展”[15]。运用生态伦理思想和伦理道德对数字档案馆生态系统实施调控，一方面，可以提高档案形成者、档案管理者的责任意识和自律意识；另一方面，也可以有效防范各种信息干扰和安全风险对数字档案馆生态系统的破坏，强化主体的自律和约束，达到生态平衡。数字档案馆生态伦理突出表现在档案保密与档案信息开放上。数字档案馆生态系统中，档案管理者需要强化保密意识，遵守《档案法》、《保密法》等相关法律法规要求，保护档案知识产权，维护档案信息的安全，杜绝泄密现象的发生；同时，要处理好保密与开放之间的关系，克服“保密保险、利用危险”的工作意识，杜绝以保密为借口、以未开放为借口、以无馆藏为借口等理由不提供档案信息服务，阻碍档案的开放利用。
注：本文为国家社科基金项目《数字档案馆生态系统研究》（编号08BTQ040）研究成果之一
参考文献：
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[12].杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[M].中国档案，2010（3）：2～5.
[13].国家档案局：《数字档案馆建设指南》（档办〔2010〕116号）.
二、高校房地产文件烦人系统分类
高校房屋可以分为教学、科研、商业、住宅、后勤、商业等类型，其中住宅又可以进一步细分为已售和未售住宅、周转房、单身宿舍等，而高校现有对房地产资料的记录文件又可以分为电子文件、纸质文件两种类型，其中电子文件是伴随计算机的应用而逐渐形成的一种文件存储类型，在电子文件中对学校的房屋信息、教职工的家庭及住房状况、高校拟建房屋资料，甚至包括建筑工程图都有记录，这些数据虽然小，但是涉及到高校房屋信息的方方面面，这为高校历史遗留问题的处理以及房屋货币化发展提供了重要的依据，为高校进行学区规划、用房调整、教职工再购房提供了重要的基础数据，因此需对这些宝贵的资料做好保存，必须建立一套系统性的房产档案管理系统。
三、存在的主要问题
总体而言高校后勤房屋管理依然存在一些问题，包括：首先，档案管理不够规范，尤其是在资料移交、转移过程中，资料丢失严重，对档案的完整性造成严重的破坏，并且不可复制；其次，档案管理人员综合素养不足，尤其是缺乏系统性的档案管理技能学习与培训，导致档案资料整理意识的缺失；第三，房屋档案资料缺乏有效的保护，目前我国高校中有很大比例的高校没有建立专门的房屋档案管理室，文件堆砌严重，久而久之会使得文件出现破损甚至霉变，造成的损失难以估量；第四，住房档案信息缺乏流动。若高校教职工因工作等原因导致人动，一旦到了新单位，其住房档案信息依然留存在旧单位，可能会导致一些不符合享受房屋住房补贴标准的人员获得补贴，对高校也是一种损失；第五，因文件的鉴别缺失，导致统计数据出现矛盾。如对同一事件的资料，因记载人或时间间隔较长，导致资料被重复记载的概率大幅上升，这对高校学区规划建设存在隐性的影响。再如因高校住房信息没有实现共享，且工作人员仅仅对与自身业务相关的数据进行整理、统计，直接导致了高校住房面积统计数据结果不一，有些部门按照房屋的净面积进行统计，而有的部门则按照房屋可居住面积进行计算，这也会导致统计数据的矛盾。以上主要的几点原因会导致高校房屋管理出现混乱，也极易导致高校房屋电子文件与纸质文件记录结果有很大的差异性，因此对教职工住房面积是否达标的评判结果也值得怀疑，为确认教职工住房面积是否达标，不得不对纸质文件进行整理，不仅浪费了大量的人力、物力、财力，也使得教职工的利益受到不同程度的损害，因此改进高校房屋管理工作迫在眉睫。
四、建立房地产档案措施
用计算机进行存储，因存储磁盘空间大、存储文件，不仅为我们节省了大量的人力，也节省了大量的物力及财力，使得其经济效益得到充分的发挥，因此笔者认为可以充分利用计算机技术发展的成果，建立一套基于计算机的高校房屋管理信息系统，将笔者以上提及的信息及时的录入到计算机之中，并根据搭建的信息系统管理模块，实现信息的快速检索。如何搭建此系统，笔者认为应紧急结合档案管理工作的具体内容而展开。档案资料管理的规范化的管理信息系统建立前提及要求，档案资料必须准确、完整、客观，因此管理信息系统的建立，首要是做好档案文件的检查职能，对于纸质文件可以通过对文件的公章、签名、文件签订时间、时间反生时间等进行检查，对于电子文件则可以对其发生时间与文件起草时间的关联性进行判别；其次，做好档案的归类工作，如以件问单位进行档案的分类，可以分为工程图、公用房文件、未售住宅承租文件、规划许可验证证明、租赁合同、相关部门的未售住宅文件皮肤、买卖契约、房地产证、产权证明、购房申请表、个人证书复印件、夫妻双方证件、商品房产件等。若按照事件发生的年度进度资料分类，则可以分为会议既要、一般文件、来往通知。若按照事件发生的顺序，如房屋产权归属的变化等。其次，房屋信息的录入必须做到准确、完整。如在进行资料立卷之时，对于已经出现泛黄、破损的资料要进行及时的修补与维护，对于容易褪色的资料应做好复印件的存档，并在立卷卷宗中做好备注说明，并将卷宗的目录、标题、档案号、文件数量及内容等信息输入计算机之中，确保录入管理信息系统的资料准确完整；第三，管理系统建立，信息的检索功能不可或缺，这样当相关人员有房屋信息检索需求之时，可以充分发挥计算机的强大运算能力，实现快速、便捷的检索，也可以利用计算机的存储空间，对相关的信息资料进行收集、整理及归档，之后根据计算机具备的模糊检索功能，及时检索相关的档案信息，以满足不同人员对资料的差异化需求；第四，管理信息系统的建设模块也应包括后台管理职能，对于具体负责房屋信息管理的人员，在管理信息系统中，要甚至权限，权限的设置可以通过身份验证（如姓名、身份证信息亦或是指纹指别等），这样管理人员就可以实现房屋信息的更新，对于非管理人员而言，由于不具备权限，对于房屋信息只具备只读功能，而不具备改写功能，确保房屋资料信息管理的规范性。
