发布时间：2023-10-09 15:03:55
绪论：一篇引人入胜的档案管理的原则，需要建立在充分的资料搜集和文献研究之上。搜杂志网为您汇编了三篇范文，供您参考和学习。
公司的档案的范围很广，主要包括公司设立，变更的申请，审批，登记和终止后清算等方面的内容；公司的董事会、监理会以及股东大会的会议资料；会计、财务等方面的文件报告；人力管理、法律事务等方面的文件资料；生产技术、产品生产、安全生产、能量消耗等方面的文件资料；仪器，设备，科研，技术引进等方面的文件资料；信息，情报和党群组织方面的文件资料；各种声响资料包括：照片档案，影片档案，录影档案，录像档案等。对如此繁杂的文档进行有效地管理是非常重要的。
首先我们先来了解一下企业档案管理是什么涵义？包含哪些方面？企业的档案管理内容主要是由两部分组成，一部分是企业档案的行政管理工作内容，另一部分便是企业档案业务监视工作内容。前者一般是指对于企业的档案工作实施统筹的规划，统一制度，监督，指导，组织协调等。后者一般是指对于企业文件材料的形成，积累，整理和归档的管理，监督，和指导，以及企业档案的收集，整理，保管，统计和鉴定以及对于企业档案信息资源的开发利用等。其实用最简洁的话概括，企业文档管理主要包括以下几个方面：收集归档，借阅，获取资源，修改销毁四个方面。
1.档案收集归档
企业的档案从材质上主要分为两类纸质文档以及声像文档。对于不同材质的档案进行收集归档的时候需要注意的事项是有所不同的，应当区别对待。但是在很大的方面是具有共同性的。
比如各类文档在收集归档的时候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必须立即追查归档；另外如果文件如已抽查应有主管部门的管理人员的签字作为认证，文件的处理手续必须是完备的，如果发生了遗漏现象应当立即退回主管部门补齐；与本档案无关的文件或者不应该随这次的档案而归档的文件，应当立即退回主管部门；贵重的物品应当退回经办部门，在经过指定保管部门的签收后，才能将文件归档处理；还要建立，健全立卷归档的制度，要确定档案建立的范围，时间和保管的期限；对于一些残缺不齐的档案，应当积极采取措施，将档案收集齐全。
除了完整性之外，档案归档的时候另一个非常重要的问题便是有序性。只有当所有的文档以一定的规则进行分门别类的才能够方便以后进行查阅。这种规则可以按照公司的规定或者管理者自身的习惯来进行。在各个不同的类别之下再根据员工，时间，重要性等不同的小类来进行分别存放。这样查阅起来就显得很方便。
最后，档案的清洁和维护也是一项很重要的内容。管理档案的人员应当随时擦拭档案架以防止虫蛀腐蚀，对于纸质文档来说要主要保持档案室的干燥，而对于那些声像档案就要保证底片，胶片库的温度和湿度要保持在适宜的水平以防止这些材料的清晰度下降，同时磁带库要注意避开较大的磁场而且尽量注意不要用铁皮柜，此外对于一些年代较久的底片胶片等在取用的时候要尽量保持手部的清洁。
2.档案的借阅
公司的档案为了方便公司员工查阅资料，是企业的公共资源，因此大家在借阅的时候都应该注意爱护档案，要确保档案的完整性，不能够私自涂改，勾画，剪去，拆散或者损毁。同时为了防止档案的丢失等问题的出现，各部门的经办人因业务的需求要调用档案的时候，应当填写“调卷单”，经过该部门的部门经理同意之后向档案的管理人员借阅，同时在档案归还的时候，管理人员核查无误之后进行归档“调卷单”由管理人员留存。这样如果将来档案出现了什么问题也有据可查。同时为了避免责任不清的问题，借阅者不能够将档案相互之间私自收受。
另外由于企业的档案会涉及到商业秘密，因此对于外单位的借阅，应该持有单位的介绍信，经过总经理的批准之后才能借阅，而且不能够离开档案室，在经过总经理的批准之后才能够将所抄摘的内容带出。但是当政府的有关部门依法执行公务需要查阅公司的档案的时候，公司就要给予配合和协助，这是作为公民的基本义务。
在企业的档案管理当中，如何从储存的档案当中获取有效地资源是公司要解决的一个重要的问题。如果只是简单的存放，那么便失去了档案管理的根本意义，获取信息需要的是专业的团队，能够从历年公司的存下来的数据当中进行分析，挖掘出我们需要的曲线图，更要有总结判断能力，能够对已经发生的事情的原因，影响因素进行分析，从而指导以后的工作。
然而时代在进步，随着微电子技术，计算机技术，通信技术等现代化的信息技术手段在企业档案管理中的逐步深入应用，使得传统的企业档案管理的很多理念都受到了冲击，迫切需要探索更加科学更加先进的档案管理办法。利用扫描仪等电子仪器将纸质档案彻底的数据化，建立相关的数据库方便查找，已经不是一件新鲜的事情了。而“办公自动化”和“办公无纸化”概念的提出，更是将档案管理信息化变成了家喻户晓的事情。
3.信息化档案管理
企业档案信息化就是是指企业依据法律，依靠科学的思想和管理组织方法，借助网络技术、信息技术等高科技技术，对企业的档案进行信息化处理使得信息的收集，处理。整合，资源发掘，传输和应用数字化，网络化，从而实现了企业内部的资源共享，这样便提高了企业档案资源的利用率，为企业和社会提供档案信息服务。
数据共享是企业档案信息化管理的一个重要的特点也是最大的优点。传统的档案管理并不能做到这一点，而实现了数据的共享便使得企业的各部门的配合的效率大大提高。除此之外文档一体化的管理是企业档案信息化管理的一个发展方向。如何使得生产活动，文书处理和档案的管理工作有效的衔接在一起，提高企业的信息处理能力，实现档案信息的无缝交接使我们在进行企业档案信息化的过程当中必须要时刻注意的问题。只有把信息化管理档案和企业的其他组织活动联系在一起才能真正的发挥信息化档案的魅力。
4.总结
档案管理工作一方面可以让企业的高层管理人员及时的了解企业的整体情况，可以为企业的决策提供有说服力的一句；另外还有利于社会上的人对于企业经营的成果的认同，为企业与其他有关方面进行进一步的合作提供让人信服的证据。在我们国家经济快速发展的历史背景之下，做好档案管理工作，不断地探索和尝试新的档案管理手段，创新性的更新档案的管理观念，同时全面而又真实的反应企业的发展状况和经营成果，对于实现企业经营战略，不断地提高企业管理效率具有非常深远的影响。因此做好档案管理工作能够促进经济社会的全面发展，不断地提高企业的市场经济力。
参考文献：
1.来源原则体现了电子文件形成的相互关系
档案实体根据来源原则的要求进行划分，为了保证档案实体之间的相互关联，证明档案之间并不是孤立存在的个体，就需要明确该档案产生的来源，是由何人在何种环境下产生的，遵循来源原则才能将上述的问题搞清楚，每份文件之间或多或少都存在某种联系，要想弄清其中的关系，我们必须要以来源原则为依托，保留相关的历史文件，不能将档案工作看作是杂乱无章的，毫无头绪的管理工作。当前的档案管理人员已经普遍认识到这点问题，所以在实际的工作中，注重关联性，将相似的、存在联系的档案规放在一起，这样不仅能够便于查找，也在无形之中体现出了档案管理的来源原则。
2.来源原则仍是现代电子文件管理应遵循的基本原理
来源原则曾经深受美国相关工作者的重视，他们认为来源原则在所有档案管理原则中的地位不可动摇，究其原因，是由于来源原则具有一般原则不具备的优势。其一，文件的完整性在该原则的帮助下得以保留；其二，更加体现出文件的重要性，使得文件的证据性得以保留；其三，为相关档案工作者在整理、编目档案的工作中提供可行性更强的指导方针。虽然来源原则在各个国家的应用方面存在差异，但是总的核心思想是一致的，即“来源”。其承载着档案管理的理论与实践。在来源原则发展的过程中，并不是一帆风顺的，其同样承受过大众的不认可，众多批评性的指责，但是这些批评的声音并不是针对来源原则本身的，而是涉及到如何应用这一原则的。
3.来源原则在电子文件检索系统设计和应用上具有无可替代的指导作用
我们认识到在过去的档案管理发展历程中，来源原则只应用在实际的档案管理中，并没有涉及到电子化的管理，所以我们并不清楚来源原则是否同样能够应用于电子档案管理中。在1988年的国际档案大会中提到了这样的一个观点，即档案管理的进步并不会影响到传统档案管理中的某些原则，这其中就包括来源原则。在后一阶段的大会中还指出，来源原则经过了众多考验才成为档案管理的基本原则，所以电子档案的管理中依然适用来源原则，并且还能保证信息的完整与可靠性。其中具有两个相对重要的原则，其一是外在的方面，其二是内在的方面，也就是要正确分析档案的内容。
4.来源原则在电子文件时代仍是基本原则
虽然电子时代的到来为来源原则带来一定冲击，但是仍然不能撼动其核心地位。相关人员可以将电子信息管理作为一项新的挑战，档案管理的发展不仅局限在同一个地区，在欧洲、美洲等众多国家均有发源地，无论在哪个国家，来源原则都能够轻易地应对档案管理工作中遇到的挑战与难题，他们在不同的角度印证了来源原则的价值，并且将其发展下去，赋予档案管理工作崭新的生命力。所以在电子时代到来的这一阶段，仍然可以适用来源原则，档案管理人员积极的将文件进行保管，进而对其编目与使用。此时，同样不能忘记来源原则的性质，它并不是一个抽象的概念，而是在特殊的工作中所产生的某一实际概念。
二、来源原则在电子档案运行和管理中应用
1.同一“来源”等同于文件的形成者及其组织机构。但在电子文件大量出现并迅猛发展的情况下，随着“重新组合”的概念和“海量处理”的操作日益普及和简便，文件形成结构、文件发生和流转权限乃至文件信息经常被重新组合，特别是那些来源不再严格对应于现存的机关或组织机构的大量电子文件，如何正确判定其来源变成为亟待解决的现实问题。
2.将“来源”等同于制发文件的资格权限。然而现实工作中往往存在着“授权”现象，比如跨部门之间需要授权制发机关名义的公文等，如果电子文件系统不对这种权限加以辨别，便难以划分来源。
进入新世纪以来，全国各地漂亮、高耸的办公楼如雨后春笋般地建立起来，成为社会的焦点。党委、政府、人大、政协及组成部门纷纷由各自的小院，挤进了新大楼。其主要缘由是国家用地政策的改变，是便民服务的措施之一，也是地方政府逐利行为的体现。但就档案保管保护而言，独家小院尚有专库、去湿、空调等设备；而现在进入大楼，爬尽台阶，档案室只能与办公室、文印室、杂物室为伍。这是因为办公楼面积的设计依据是以人员编制、领导职数来确定的，每个单位只能保证必需的会议室。即使再增加办公室面积，也没有领导职数增加的速度快。中央空调的使用，保证了办公室人员的舒适却无法满足档案保护的需求。
应该看到，在豪华办公楼的一侧，都有一座风格近似，适合档案保管保护条件的小楼，这就是档案局(馆)。针对上述情况，一些新的术语在档案界不断出现，如“档案代管中心”，“档案寄存中心”。这种打破档案接收期限的做法，实际上是档案部门针对这种情况所采取的一种明智而又无奈的选择。所以，应该提倡和鼓励在集中办公条件成熟的地方推行档案无移交期限的接收：一是为各单位兼职的档案员(百分之九十以上的基层单位无专职档案员)减负；二是更有效地对集中办公单位的档案实行规范化管理；三是更加便民、为提供服务打基础。因为小城不像大都会，“集中”就在院内，“利用”就在“楼下”。随着新一轮的馆库建设热潮，由国家投资的馆库建设，应该在功能设计上更多地、更充分地考虑这种元素。
探索行业管理条件下档案集中统一管理模式
近些年来，中央加大了“民生”工程的投入，因此档案也格外引人关注。一方面体现了党和政府对“民生工程”的建设提高到了一个前所未有的高度；另一方面凡涉“民生”部门在以人为本的施政过程中形成了大量的资料，并在最后验收过程中，提出了明确的归档要求。但我们也应该看到：上面千条线，下面就一点，中国的施政决策在上层，落实的基础在基层。“民生”之所以“惠民”，就是涉及社会中的每一个家庭，每一个人。像公安部门的户籍、居民身份证管理，国土、房产部门的土地、房屋使用权证，林业部门的林权证，卫生部门的新农合，城镇居民医疗计生部门的独生子女证，民政部门的婚姻、社区档案，工商部门的个体和私营企业的登记等，这种条条易管、块块难为的现象一时还难以打破，作为地(市)县一级的档案部门，想管不能，不管不行。
一是理解的偏差造成档案部门“集中统一管理”难。在机关运行过程中档案的产生由两块组成：机关正常运转中所产生的会议、文件、报表等材料，权且当作文书档案；每个机关根据上级安排或工作需要，由一个或多个科(室)，一个单位主管或多个单位协管所产生的文件材料，俗称业务档案。长期以来，各级档案馆重文书档案的接收，轻业务档案和科技档案的管理，以致档案移交单位产生这样的误解，移交就是移交文书档案。而机关的业务档案或集中在机关档案室，或散存在职能科室或个人手中，更有甚者那些临时机构，事一完，机构撤，人_走，档案散的现象较为突出，存在监管难。
二是“政令不畅”造成档案部门“集中统一管理”难。对于行业管理的单位(尤其是垂直或相对垂直的单位)档案法虽有规定，但都会以种种理由回避监管，介入难；在国家层面上的一些文件，省级档案部门没有转发或国家档案局根本没下文而以各部门自行发文，如“经国家档案局同意”等，弄得基层档案部门难介入。另外，即时与上级档案部门联合行文，效果虽然好一点，但就“集中统一管理”档案而言，依然有着浓厚的部门化档案的色彩。
探索现有环境条件下“档案集中统一管理”的服务方向
社会发展到今天，“档案集中统一管理”既是维护档案安全的一种手段，也是党和政府在维系保障社会可持续发展和服务民生的一种具体形式，更是通过富馆藏、丰内容、善服务体现档案价值和反映档案部门风采的一种方式。
一是要从国家层面提出“档案集中统一管理”的大概念。国家档案局9号令的颁布，为基层档案部门就档案的接收提供了“尚方宝剑”，但“各级综合档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案”又给“集中统一管理档案”(9号令第二条)带来隐患。这是因为：一方面地方基层党委、政府也许是出于更快更有成效地对某—工作强化管理的目的，热衷于成立“三无”机构，三无指无人员(临时抽调)，无办公地点(临时租借)，无经费预算(临时要点)。专职此事，有领导挂帅就行，完成任务就撤。另一方面在项目建设管理方面，基层的习惯做法都是以成立指挥部或领导小组的形式出现，采取主要领导挂帅，分管领导主抓的模式。如国家下达的基础建设项目，其征地拆迁常由地方政府负责。项目建设常由投资方的上级机关以项目部或临时成立的公司来承担，因资金的渠道不同，档案难以集中统一管理。征地拆迁档案(指挥部管)涉及民生和社会稳定；项目建设(投资方或项目部管)质量实行终生负责制。这两驾马车赶路，两个临时机制并肩，档案工作协调难。本是同一个项目的档案接收部分无意义，全部接收才是真理。只有档案经费列入财政和项目预算，并在竣工验收后由档案部门出具结论性文件才能完全支付剩余款项，才能在国家层面形成大档案的概念，才能在实际工作中形成档案集中统一管理的事实，才能使档案部门及其人员有为有位。
