发布时间：2023-10-09 15:05:01
绪论：一篇引人入胜的档案管理条例，需要建立在充分的资料搜集和文献研究之上。搜杂志网为您汇编了三篇范文，供您参考和学习。
档案管理信息化是现代社会发展下的产物，其使档案管理部门的工作走向现代化的领域，在档案管理信息化的影响下，档案管理工作更加高效、便捷。目前在档案管理信息化条件下，现代化转变是其在未来的发展趋势，因此在档案管理工作中需要根据实际的需求，对档案管理工作进行完善，依靠信息技术及管理内容等方面提高档案管理质量及水平，从而实现档案管理的现代化。
1 改革传统档案的管理模式
为了实现信息化条件下档案管理现代化需要从以下几个方面对传统的档案管理内容进行改革。
1.1 将传统的纸质档案信息转变为电子信息
传统的档案管理工作主要是对实质的档案进行管理，主要保管内容包括纸质、图片、录像等形式的资料，对这些资料的整理、收集、记录、分类等都需要由人工进行，越来越多的档案资料使管理人员的工作内容更加繁琐，并且这些实质资料还会占据一部分空间，影响档案管理人员的工作效率。
因此需要将原有的实质档案资料进行数字化转换，档案的数据化、电子化可以有效减轻管理人员的工作负担，提高其工作效率，并且电子存储的方式更利于对档案的存储及查阅，促使档案管理工作向着高效的方向发展。
1.2 实现档案存储方式的转变
新科技的不断进步，也改变了档案存储的方式。传统的档案在进行存储管理中，需要花费较多的人力和时间，而且还需要有场地的支持。新的存储方式的出现，使档案资源能够在较小的空间内实现对较多内容的存储，对于档案资源的高效管理具有重要意义。随着数字化管理的不断深入，档案资源也需要实现数字化的转换。将电子信息资源进行数字化的管理，不仅可以提高档案管理人员的工作效率，还有效的实现了资源的合理配置与优化，进而对于实现档案资源的现代化管理。
2 建立现代化的档案信息管理系统
档案信息管理系统是档案管理信息化中的重要组成部分，为了实现现代化档案管理，档案部门需要建立完善的档案管理信息平台，通过信息管理系统的使用，提高档案管理工作信息化及现代化的程度，在建立现代化的档案信息管理系统中需要注意以下内容。
2.1 建立科学的管理程序
计算机管理程序的设定，对于未来档案管理工作的开展具有重要意义，因此相关管理设计人员在进行该模块工作时，需要结合档案管理工作的特点，以及档案馆的实际情况进行设计，保证档案管理人员能够迅速掌握，推动工作的顺利开展。
2.2 建立健全的安全防护系统
档案中包含着许多机密资料及数据，一旦泄露所产生的影响非常大，因此需要建立完善的安全防护系统，并对其进行定期的检查，做好日常的信息平台维护工作，防止系统漏洞造成数据泄露，保证档案资料的机密性。
3 完善档案管理体制
在档案管理信息化条件下，原有的档案管理体制已经无法满足档案管理现代化的需求，因此需要依据现代化管理手段对原有的档案管理体制进行改革，其可以从以下两个方面进行管理体制的完善。
3.1 强化档案管理体制的作用
相关部门要根据当前发展的现状以及档案管理的实际情况，将现代化信息技术体现在当前的档案管理原则以及条例之中，进而使档案管理人员在开展工作时具有可遵循的依据，从而保证工作的有序开展，保证档案管理工作的水平和质量。
3.2 加强各档案馆对数字化、现代化管理的重视
当前一些档案管理部门虽然引进了相关的技术设备，但却仍将人工操作作为主要的管理方式，从而导致资源的浪费。因此需要相关部门加强对档案管理工作现代化的重视，积极将现代化的管理模式应用到档案管理之中，从而避免造成资源的浪费，提升其档案管理的水平。
4 提高档案管理人员的自身素质
信息化条件下档案管理的现代化的实现主要依靠的力量就是档案管理人员，但当前的档案管理人员在现代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相关部门加强对该方面内容的管理，从而推动档案管理现代化的实现。为此，需要档案管理的相关部门从以下几个方面着手进行：
4.1 加强档案管理人员的专业知识积累
现代化的档案管理也需要现代化的档案管理人员，需要档案管理人员具备多元化的知识结构，从而更好的推进工作的开展。为此，要求相关部门通过培训等方式，为档案管理人员学习先进的管理理念，丰富自身的专业知识创造条件。同时，要求档案管理人员要自觉的对当前新的知识与内容进行了解与掌握，从而实现对自身素质的完善。
4.2 加强档案管理人员专业技能的学习
档案管理信息化需要管理人员具备一定的计算机水平并且可以使用相关的技术与设备，因此需要对其管理技术及专业技能进行培训，根据管理人员自身的素质水平及档案管理工作中的需要进行相关的培训，从而使其可以更有效的开展档案管理工作。
4.3 增强档案管理人员的安全意识
由于档案管理工作的特殊性，需要保证档案管理人员对档案管理有一定的安全意识。首先，通过对档案管理人员职业道德素养的培训与安全意识的教育，提高其在档案管理工作中的安全意识。并且通过与档案管理人员签订保密协议的方式，利用法律效力来约束其行为，从而达到保证档案管理工作安全性的目的。
结束语
综上所述，为了实现在档案管理信息化条件下的档案管理现代化，需要从改革管理模式、建立管理系统、完善管理体制、加强人员素质几个方面入手，通过对传统管理模式的改进与完善，使档案管理工作形成一套新的管理体系，在信息化档案管理的基础上，使档案管理工作走向现代化。在信息化时代，档案管理工作只有走向信息化与现代化才符合时展的要求，因此需要协调好二者之间的关系，从而保证档案管理工作的有效展开。
我们通过调查得知，广东省高校中，档号的制作办法大致有以下三种：
第一种：刻一个“档号章”(章的式样如下)，先在每一份归档的文件上盖上这个章，然后再手工往空白格内填上相应的代号。这种办法相对简单，但也存在两个问题：一是采用手工填写，如果档案工作人员的书写不规范，那么填写的档号有时难以辨别，且一旦写错，需要对档号进行涂改，会造成档案污损；二是手工填写，档号制作的效率比较低。
第二种：也是先刻一个“档号章”，但这种章与上面有所不同，它类似于财务或邮局的“日期章”。这种“章”的结构与上面的差不多，但它的空白处事先设好有数字(或英文字符)，需要一个什么样的档号，先将数字(字符)手工调好，再往归档的文件上盖上这种章。这种办法省去了手工填写模糊或污损档案的不足，但是也有两个问题：一是每盖一次，都要手工调一次，效率明显不高；二是这种印章采用加墨的办法，如果墨加得不均匀，就会造成有的地方墨太浓，字迹湮没成一片，有的地方没有墨，字迹不清。
第三种：有的单位先用Excel报表将要编的档号制成电子表格，再打印出来，然后将其一一裁成小纸条，用胶水将它粘贴在相应的档案上。这种做法编好的档号相对美观，但明显复杂，效率不高。
条形码技术是在计算机应用中产生和发展起来的一种自动识别技术。条形码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号，用以表示一定的字符、数字及符号组成的信息。它是由条码符号设计、制作及扫描阅读组成的一个自动识别系统。我国于1991年加入了国际编码组织EAN协会。近年来条型码技术在部分行业如邮电、银行、超市连锁店、图书馆、交通运输及各大企事业单位得到了完善并广泛使用。利用条形码技术也可以编制档案档号，但需要解决一些问题。
用条型码编制高校档案档号存在的问题：
一是要选择合适条型码制作软件和条型码打印机。要使用条型码来编制高校档案档号，条型码制作软件和条型码打印机必须要具备处理数据库的功能。这是因为高校档案与档号是一一对应的关系，一个档号只对应一份文件，而一份文件也只有一个档号。如果我们的条型码制作软件和条型码打印机不具备处理数据库的功能，那么我们的档号制作效率仍然会较低，而且造成的不便会影响到该技术的使用。
二是具体从档案管理系统中提取档号这一个组合数据字段的公式的技巧。高校档案档号在不同管理系统中都不是一个独立的字段，而是由[年度]、[分类号]、[保管期限]、[件号]4个字段组成，而且每个字段之间还有一个“一”连接符。如果不能将这个字段用一个数据公式组合起来，那么用条型码编制档号，仍是一件低效率的事情。
上面这两个问题，尤其是第二个问题是阻碍高校档案档号条型码编制的难题。第一个问题目前已经得到普遍解决，现在新出的大部分打印机和条型码制作软件已经具备处理数据库功能。解决第二个问题就成了用条型码来编制高校档案的档号的关键。下面我们以飞狐灵通档案管理系统为例来阐述我们对该技术的应用。
第一步，建立档号组合字段。打开飞狐灵通档案管理系统，在菜单栏中进入“系统管理员工具”，选择“数据公式”进入以下页面：
在左上角的空白框内输入“档号”，并在右上角空白框内输入公式“[年度]&‘-’&[分类号]&‘-’&[保管期限]&‘-’&[件号]”，如图：
单击右边的“测试”键，弹出下面的对话框：
一、档案管理工作的重要性
档案管理作为长时间一个企业的积累，反映了企业的历史发展进程，作为第一手的资料，对企业的发展具有至关重要的影响，能够从其资料的分析中，明确企业的发展优势和方向，为企业树立良好的形象，提供市场竞争力。对档案进行有效管理，依靠新时代的科技手段，能够减轻人工整理档案的负担，利于企业能够迅速的寻找到本企业的相关资料进行利用，合理的谋划企业的发展战略，也能有效的提高企业的档案管理的观念和手段，与时俱进，和新形势下的发展相适应，立足自己在激烈竞争时代下的地位。因此，档案管理工作具有十分重要的地位。
二、当前档案管理工作面临的困境
当前的档案管理工作虽然按照社会发展的步伐，实现了一定的网络化整理，但是并未形成系统有效的信息链，能够为企业的发展提供有效的价值，甚至还面临着一些挑战。新时代下，档案管理工作主要存在以下几个方面的困境。
（一）传统的档案管理观念根深蒂固
传统的档案管理观念是重藏轻用，主要是为了整理和收集信息，档案资料较少的时候还能有效的进行分类，档案资料较多的时候，就成为了堆砌的状态。在很长一段时间内，很多企业并未对档案的管理工作引起足够的重视，也未意识到档案资料的价值，能夠转化为生产力，为企业带来经济效益，传统的管理观念根深蒂固，造成了档案管理工作的混乱性，存放环境差，再利用时已经失去了原有的重要价值。
（二）档案管理的方式和手段较为单一
当前，很多企业对于档案的管理的方式和手段较为单一，一方面是由于档案管理中的资料较少，依靠人工管理就能完全的实现，一方面是由于专业的档案管理设备较为昂贵，企业没有足够的资金去投入，单纯的依靠计算机的输入已经不能满足现代化的信息共享和利用的要求，难以实现档案管理的网络化，也没有足够的条件来形成企业新的经济增长点，是目前档案管理工作面临的重要挑战之一。
（三）档案管理的工作者专业性低
档案管理的主体还是人在进行管理，但是当下很多企业的档案管理的工作者的专业化程度低，综合素质不高，没有专业的管理知识和技巧，无法对有价值的档案形成综合的管理，有些档案管理的工作人员责任心不强，对于档案资料也没有进行完整地保存，造成了档案资料的丢失和损毁现象时有发生，给档案管理工作增加了难度，我们必须正视现存的问题给日后的档案管理工作带来的挑战，才能改进现有的状态。
三、当前档案管理工作的有效解决策略
档案管理工作的现代化是目前新形势下的新要求，跟随时展潮流不断与时俱进的成果。针对目前存在的档案管理工作的困境，我们可以从以下几个方面进行有效的解决，为档案管理工作的新发展谋取出路。
（一）树立当前的档案管理工作的新观念和新思想
树立当前的档案管理工作的新观念和新思想，是有效缓解档案管理工作困境的前提，也是我们必须进行的改变。档案管理工作要实现现代化的管理理念和手段，依托大数据系统的背景以及信息知识共享的趋势，逐步的改善传统的档案管理工作的陈旧观念，让企业和档案管理人员意识到档案管理工作的重要性，档案资料储存并进行分类的有效价值。融合现代社会发展的新思路，为企业的发展提供可参考的数据信息依据，成为企业构建战略决策的重要参考。宣传档案管理的新观念和新思想，使其深入人心，为档案管理工作的变革奠定良好的基础。
（二）改进档案管理工作的方式和手段
要想改善目前的档案管理工作的困境，就要改进档案管理工作的方式和手段，变单一的管理为多元化的管理。实现档案管理的现代化变革是一个长期的系统性的工程，包括对其的整理、数据录入、建立索引、资源服务等。对档案信息的数据进行有效的开发，挖掘其内在的价值资源，实现科学化，精准化的管理手段。建立档案管理的规范化制度，科学合理的工作机制，规范档案管理工作人员的行为，依靠技术的不断发展，不断地优化档案管理的方式，成为企业发展的动力。改进档案的管理工作的方式和手段，就要变封闭的管理方式为“开放型”的管理，实现档案的服务职能。
（三）引入大数据系统等高科技的管理模式
大数据系统是近年来兴起的科学技术，是依靠互联网的巨大背景下，对于信息的检索、手机、分类，能够在众多的信息中搜索出具有价值的信息，成为经济增长的依据。在档案管理工作中引入大数据系统等高科技的管理模式，能够在众多的档案信息中进行有效的检索和分类，寻找企业发展的轨迹，并对信息进行综合的分析，为企业的发展构建出具有价值的发展道路，高科技的管理模式能够提高企业的档案信息的价值，也为企业的发展提供了详实的方向，促进了企业的经济发展和内在潜力。
（四）提高档案管理工作者的专业性和综合素质
提高档案管理工作者的专业性和综合素质，是实现档案管理工作现代化的内在要求。一方面，要不断的增强档案管理工作者的专业化程度，提升其管理知识和管理技能，定期的开展培训，学习技术操作和分类管理，实现一体化的操作;另一方面，要不断的增强档案还礼工作人员的综合素质，尤其是职业道德，恪尽职守，做好自己的本职工作，为企业的发展出谋划策，贡献出自己的一份力量。
四、结语
本文就主要探讨了当前的档案管理工作的重要性，目前遇到的机遇和挑战，以及提出了具体的策略，为档案管理工作的新发展提供明确的方向。档案管理工作要实现现代化，就要从观念、手段、技术等方面进行综合的变革，才能保证档案管理工作的稳步进行，突破现有困境，实现畅通发展。
参考文献
