发布时间：2023-10-12 15:41:53
绪论：一篇引人入胜的档案管理的分类，需要建立在充分的资料搜集和文献研究之上。搜杂志网为您汇编了三篇范文，供您参考和学习。
随着医疗技术及信息技术的不断发展，医院电子档案的形式及要求不断发展，如何做好医院电子档案的分类、整理及保管工作已成为医院档案管理人员需要学习的新课题。
1 电子文件及电子档案的定义
电子文件指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
电子档案指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明［1］。
2 医院电子档案的分类
根据医院的工作特点，医院电子档案主要划分有以下几类：
2.1电子文书 主要是指用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件以及各种医疗活动中形成的公文、报表等。主要包括医院的内部电子文件、外来电子文件（材料）、电子病历及一般电子文书材料（如图片、照片、多媒体资料、日常电子公文）等。
2.2电子影像/图像
指由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件。主要包括检验检查科室在医疗活动过程中产生的医学影像材料、医学图像资料及重要的监视、视频材料等。
2.3电子图纸
指由计算机辅助设计形成的图形、图纸等二维或三维图形文件，主要包括工程、产品设计、施工和维修方案等。
2.4配套纸质文件
包括上述所有电子档案形成过程中配套的纸质文件及一些软件开发任务书、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、修改记录、说明等。
3 医院电子档案的整理
3.1电子文件的整理
3.1.1医院的内部和外部电子文件应由文件形成部门负责收集积累、整理、编辑，并按要求进行组盘，由档案部门在接收文件时按照不同年度、来文形式、组织机构、保管期限进行归档。把同一部门的文件集中在组盘可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分类可方便档案的保管和定期删除或重新挎贝。档案人员应建立统一的数据库及文件归档和命名形式，便于归档和查找。
3.1.2医院一般的电子文件如照片资料及各种PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件资料整理相对简单，只需要按照年度、部门及保管期限进行归档即可。
3.1.3科技电子文件可按照医学科研、学术交流、基建工程、设备购置等分类整理，再按相应的不同年度、组织机构、保管期限进行归档。
3.1.4产品研制或工程设计过程形成的电子文件要以产品型号、研究课题或建设项目为单元按类别进行归档。
3.1.5会计电子文件整理时应附有会计交接表，列明归档材料的详细项目，如帐薄名称、编号、页数、启用日期等、相关人员进行签名确认，同时附存纸质文件。
3.2电子影像/图像文件的整理
由于网络信息技术的发展，医院每天产生大量的电子影像/图像文件及电子病历资料，根据卫生部《医疗机构病历管理规定》，在医务人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像、切片等资料都属于病历的范畴。因此，对与病人有关的电子影像/图像资料的保管也要提高到重要的位置。
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由于电子影像/图像文件、电子病历资料多在特定的条件和工作平台上产生，日常的保管工作应由信息中心（科）进行管理，但应每年对产生的上述电子文件资料进行存盘保管，在归档时应按不同年度（时间）、产生部门、保管期限等进行整理，并注明系统环境、工作平台等内容。
3.3电子图纸属于建设项目的按设计、施工、结构、维护管理等顺序进行排列，在整理时应注明系统环境、工作平台、文件格式、等内容。方便跟踪及使用。
3.4全部归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。鉴于磁盘及移动硬盘的保存时限、抗干扰能力及结构稳定性不及光盘，应尽量避免使用磁盘或移动硬盘存档。在归档时应附有标签、注明编号、套别、名称、密级、保管期限和软硬件条件等。 转贴于
3.5归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅利用，对重要的电子文档资料可复制第三套进行异地保存。
4 电子档案的保护
电子档案的保护是当前档案管理的一项重要内容，作为档案管理部门应具备相应的电子档案管理知识，配备相应的电子档案管理设施及设备，如应配备相应的计算机设备、光盘刻录仪及安全防护软件等，同时需要建立一整套严格、规范、合理的电子档案保护与利用制度。
4.1建立 “两套制”的存档模式，即电子文件、纸质文件同时存档，形成内容相同的两套档案，归档时使用不同的编目方法和存贮工具，档案管理部门应在每一卷电子文件及纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的文件的编码及存址，让两种形式的档案间建立准确、规范的映射关系，以便于对应和查找。
4.2光盘的保护
光盘在归档时应规范排放，不宜受压，应直立旋转。在日常的使用及保管过程中注意对光盘不得擦洗、划刻、触摸光盘裸露处，不得弯曲、挤压、摔打光盘，以免造成损坏。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。光盘应避免接触外来磁场，外来磁场可作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低。保存纸质档案的标准温度为14～24℃，相对温度45%～60％，而保存电子文件的理想温度为16～20℃，相对温度40%±5％［2］；注意避光，光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。防止光盘沾染灰尘和污垢，灰尘对电子档案也会造成危害，有可能会污染、腐蚀、霉化损坏电子文件载体，造成数据信息的丢失，因此应注意落实严格防尘措施。
4.3电子档案使用条件的保护
由于电子文件是通过将信息与载体结合在一起而形成的，需要通过计算机及相应的工作软件或平台才能识读，一旦出现技术过时或电子文件运行的条件和平台出现了变化，都会影响到电子档案的有效性和使用性，因此在维护电子档案的完整性与安全性方面应注意做好以下工作：
4.3.1电子档案运行系统及档案管理的应用软件需进行及时升级，满足软、硬件环境及文件运行的需求。
4.3.2对电子档案在使用及利用过程中的权限进行严格的分配与确认。不断更新安全防护软件，是电子档案安全性的有效保障。
4.3.3鉴于电子载体寿命相对较短，一般为5-15年，而且易受多种人为的不良因素影响，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存［3］。
4.3.4对于出现破损的电子档案，及时采取有效的修复技术进行修复。
随着医疗科学技术及信息技术的不断发展，对医院档案管理人员提出了更高的素质要求。除了需要具备专业的档案管理基础理论知识外，还应具备计算机理论知识及应用技术，学习和了解医学活动的规律、工作流程等多学科的知识，不断提高自身的文化素质，逐渐掌握并丰富电子档案管理的技巧与经验。努力成为掌握现代科学技术知识的新型档案管理人员队伍中的一员，为医院的档案管理工作做出自己应有的贡献。
参 考 文 献
1 企业合同档案的概念及特征
企业的合同档案是企业活动中的重要分支，是重要的凭证，详细记载了企业的经济活动内容，也是企业履行合同的权利和义务的全部资料，是企业预算、评估和审计不可或缺的内容。合同档案与企业的市场经济活动密切相关，可以分为不同的种类，如：
企业经营合同、企业技术合同、企业劳动合同、企业销售合同、企业工程合同等，在企业的合同档案分类中，可以呈现出更为直观和简单的特征，这些合同档案都具有其共性和个性，有一般档案共同的价值和职能，而合同档案还有其个性，这主要表现在以下几个方面：
①法律性特征。企业的合同档案不同于一般的档案，它的内容载体为合同，而合同是具有法律效应的资料，在《合同法》的背景之下，具有相应的法律效力，合同档案自然也具有法律效应，这与合同档案的合同签订、合同变更、合同终止相适应，体现出企业的合同档案的法律性特征。
②凭证性特征。企业的合同档案是市场经济的产物，在激烈的市场竞争之中，必然会产生较多的经济纠纷，而合同是当事人履行合同义务和实施权利的凭证，也是处理经济纠纷的处理凭证，因而，合同档案显现出较为明显的凭证性特征。
③规范性特征。企业的合同签订、变更和终结是在《合同法》的范围之内有效，可以这样认为，企业合同档案不仅具有法律性的特征，而且还有合同档案所特有的规范性的特征，在法律范畴之内，企业合同档案必须包括当事人的姓名、合同数量、价款，并且还有规定的格式，如果没有依照合同的格式条款，则难以展现出合同全部的法律效力，会使企业合同不完善或不规范，这样，就在无形中使当事人的合法权益受到威胁。
2 企业合同档案管理的分类优化措施
企业的合同档案管理要克服分散、无序的缺点和问题，要正视合同档案管理的混淆、分散化的状态，实施优化的分类管理措施，减少合同档案分类管理的难度，有效地查找、利用、统计和管理合同档案。
2.1 强化企业合同档案管理机制
在企业的合同档案管理制度之中，积极健全和完善合同档案机制，要对合同档案的相关工作如：收集、整理、编目、上架等，进行制度化的完善和优化，这样，在制度完善的前提下，才能充分发挥出企业的合同档案管理效能，从安全的角度上来看，强化企业的合同档案管理机制，还可以确保企业的商业机密，减少企业的风险，从而促进企业健康、有效的可持续发展。
2.2 要加强合同之间的联系，做好合同档案的分类整理
在企业的合同档案管理中，要增强合同档案之间的联系，要使合同档案的分类整理工作更为顺畅，并且在对企业合同档案收集整理工作中，注重合同文件之间的联系，单立类目、分类组卷，实现科学的保管和管理。同时，企业要指定独立的部门负责合同档案的管理事宜，避免合同档案管理中的分散化和无序化状态。
2.3 实施合同档案的统一编号，利用分类管理
在对企业的合同档案分类管理中，要将不同的合同文件进行统一的编号，这个工作要依照一定的规则实施，具体如：将年度内的合同文件分为不同的类别如：物资类、工程类等，再加以不同的符号加以区分，确定好不同的类别号，然后再依照时间的顺序或者科目的不同编制小的编号，这样，就可以较好地实现对企业合同档案的保管、统计和利用。
2.4 注重附属材料的收集和整理，确保合同档案的完好 与齐全
在对企业的合同档案管理进行分类优化的过程中，主管单位要负责合同的齐全和完整，要注重对合同档案的附属关联材料的收集和整理，并且对于这些相关文件资料要加以不定期的督促和检查，从而确保合同档案在移交之前的齐全和完整性。
2.5 注重企业合同档案管理材料的变化情况
在企业的合同档案管理分类优化过程中，规定在每年的一定时间要进行合同档案的移交，主管部门要移交上一年度的所有合同文件资料，这个工作相当繁琐和细致，还存在一些合同档案的变化情况，诸如：合同签订后还会有合同的变更、合同解除、合同作废等问题，这些相关的合同文件变化情况都要进行及时的把握，由于这些合同文件资料的不确定性，不能一次性地终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这样就会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3 优化企业合同档案管理分类的方法
3.1 集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业的合同档案分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。对于文书档案的分类整理，包括企业的行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，以此为核心，进行合同档案分类管理，要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强对合同档案分类管理的有效性。
3.2 集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了九种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这九种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范而科学的集分式分类表，并且要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。
3.3 分类表的使用方法
[关键词]合同档案；风电企业；管理分类
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1 企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1.1 法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1.2 凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1.3 规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的H笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1.4 繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2 企业合同档案管理分类的优化措施
2.1 强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2.2 加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2.3 实施合同档案的统一编号
