发布时间：2023-09-21 10:01:48
绪论：一篇引人入胜的人事档案管理风险点，需要建立在充分的资料搜集和文献研究之上。搜杂志网为您汇编了三篇范文，供您参考和学习。
1.1内部因素：优势方面主要是随着大数据技术的推广，医院人事档案管理的信息化、科学化、规范化有利于医院人力资源的绩效管理，为医院的人事工作提供重要、快捷迅速的依据，人力资源管理部门利用大数据的信息管理手段，特别对人员的自然变化追踪，对员工的工作业绩、能力等进行综合评定，以最便捷的速度保证人事工作的科学化、合理化[1]，大大提升医院人事工作效率。劣势方面主要是医院人事档案管理模式落后，随着医院人力资源规模的日益壮大，人事档案的卷数及个人资料的不断增加，员工专业技术职务晋升、考核及工作职务变迁的日益频繁，每位人才产生的原始人事记录的材料越来越多，再加上大量现有的人事档案积累材料，人事档案管理人员对当前井喷的档案数据信息管理产生了压力感和紧迫感，传统的人事档案管理信息服务显然已经不能满足当前大数据信息时代的要求。
1.2外部因素：外部机遇主要是随着计算机信息技术的不断发展，利用信息技术和互联网技术，借助科学软件对人事档案原始资料进行有效的存储、查询和调整，医院人事管理工作程序迅速简化，人事档案管理人员的工作强度减轻，节约了医院的人力资源运行成本，同时也为人力资源信息的开发、利用奠定了基础。大数据技术的实施，促进了信息数据集中管理，提高了人事档案管理的安全性和可靠性，保证了人力资源信息的保密性和完整性。因此，医院人事档案管理实现大数据信息化是当前医院发展的必然。外部挑战主要是在网络环境下，能够确保人事电子档案的安全性、保密性、完整性和可用性。此外，“档案-计算机”复合型人才的匮乏，特别是在专业技术人员云集的医院，显得尤为突出，这将严重阻碍医院人事档案信息化进程，不利于医院电子档案管理的长远发展[2]。
2大数据时代医院人事档案管理的应对策略和建议
2.1医院人事档案管理从业人员的观念转变：在大数据时代，针对医院人事档案信息化落后现状，人力资源部门工作人员及档案管理人员必须全面认识医院人事档案的大数据建设的重要性，意识到人事档案信息化在医院发展中的推动作用，不断加快人事档案的大数据建设，提高信息化建设水平，进而实现医院的跨越式发展。因此，在全社会对大数据理念认识不断深入的情况下，在医院人力资源管理方面，树立大数据理念十分关键，只有这样，才能有效提升医院人事档案的管理水平和人力资源的科学配置[3]。
2.2人事档案管理人员业务能力的提升：当前，我国医院人事档案管理专业人员的专业素质、理论水平及文化程度等综合素质参差不齐，突出表现在档案管理专业知识缺乏、理论知识结构不合理、新技术新方法知识贫乏以及高层次的档案专业人才较少，特别是档案和信息的复合人才，当前这些弊端已不适合新形势下大数据时代医院人事档案管理的要求。因此在大数据时代，医院必须重点引进大数据管理经验及更高知识层面的专业人才队伍，加大对人事档案管理人员培训力度，构建多学科、多层次、交叉型新时代人事档案管理团队[4]。
2.3大数据时代防范人事档案信息的潜在风险：在大数据时代，医院人事档案管理实现了信息化，这也使档案转递和管理工作实现电子化和网络化，但是人事档案涉及许多的个人隐私，因此在医院档案管理工作中，需要购买专业的网络安全软件来保障档案网络管理安全并定期对安全软件进行升级和维护[5]。对涉及职工的个人出生、健康、婚姻、财产、职业、宗教及家庭等方面的信息必须限制开发利用。在大数据背景下，医院档案信息还充分借助于大数据技术来确保医院档案信息的完整性，并对档案信息数据进行深度挖掘。在日常工作中做好档案数据信息备份工作，保护好个人隐私。因此，档案管理在运用大数据技术时需要规避这些潜在的风险，通过制定法规、明确权限等措施来控制和应对这些潜在风险的发生。在大数据时代，医院人事档案管理，要充分运用大数据，分析内部优劣势、面临的机会和威胁的基础上，创新人事档案管理方式，提升人事档案管理效率，推进人事档案的信息化建设，防范并规避人事档案信息的潜在风险，从而实现医院人力资源管理的科学
参考文献
[1]李晶，王秋蓉.医院人事电子档案管理的SWOT分析[J].中国卫生标准管理，2018，9（17）：1-3.
[2]谢童柱.档案数字资源云备份策略的SWOT分析[J].兰台世界，2014，29（14）：23-25.
1.医院信息化人事档案管理的作用
1.1使医院的人事档案变得更加精准
在医院的发展过程中，传统的纸质人事管理档案一直是长期存在的一种形式，但是这种档案管理形式已经不能满足新时期医院的各项发展需求，也不能适应现代化医院的发展特点。与此同时，纸质的人事档案不易保存，时间长了容易丢失或者出现破损，且纸质档案不能及时进行更新，这样就不能适应医院内部的各项人事调整，人事信息存在严重的不准确现象。信息化的人事档案管理工作能够实现对医院的人事档案的全面监控，避免医院的工作人员对人事档案擅自修改，还能够对医院的各项人动进行及时的更新，这样就大大提高了医院人事档案的精准性，有效地保障了医院人事档案管理工作的安全。
1.2有效地提高了医院人事档案管理的效率
在医院的人事档案管理的过程中，使用的是纸质档案，医院的工作人员数量众多，纸质档案检索的效率比较低，且反复的查阅会对纸质档案造成严重的损坏，这就使得医院的人事档案管理工作存在一定的难度。但是，将信息化档案管理应用到医院的人事档案管理中，就提高了档案的检索效率。
1.3优化了医院的资源配置
在传统的纸质人事档案管理工作中，纸质的档案资料不利于对院内的工作人员之间进行有效的对比，这样就不能在对比之中对工作人员进行一个合理的安排，也就不能实现对医院人力资源的合理配置。在医院人事档案的管理过程中，采用信息化的管理手段，就能够利用信息化手段，对人事管理资料进行筛选，这样就能够在多个角度对工作人员进行有效的调整，进而实现医院人力资源的合理配置，有效地提高了医院管理工作的效率。
2.医院人事档案管理工作中的问题
2.1?t院人事档案的查询效率不高
在医院的人事档案管理过程中，需要对医院员工的人事档案进行整理与分析，进而能够方便对人事档案的有效查询。但是，在传统的人事档案管理过程中，很多人事档案在归档和查询的过程中，工作量巨大，每一份人事档案都有几百页材料，这就不利于工作人员进行查询，大大地降低了人事档案查询和检索的工作效率。
2.2医院人事档案管理的安全性差
在传统的医院人事档案管理的过程中，很多工作人员会对人事档案进行涂改和销毁，为了避免这种情况的出现，需要派专门的人员来进行管理，并在查询人员进行档案查询的过程中进行陪同和监督，这样就能够对查询人员的行为进行有效的监督和管理，避免查询人员做出不良行为。所以，在传统的人事档案管理中，不能有效地保障人事档案的安全性，也没有对档案进行备份，一旦档案丢失和损坏，将会导致严重的不良后果。
2.3医院人事档案归档麻烦
在医院中，人事调动有时比较频繁，这使得医院的人事档案资料的变动比较大。一些工作人员会有学历、职称的变化，这些变化都给人事档案的归档造成了一定的影响，使得医院的人事档案不能正常地归档，致使医院的人事档案在管理中出现了严重的问题。
2.4医院人事档案的管理工作复杂
以往医院在进行人事档案管理的过程中，基本上都是整卷进行归档，很多内容是不允许被查阅的，但是在管理的过程中，却不能避免对不可查阅的内容进行查阅，这样就使得管理工作变得更加复杂。与此同时，医院的人事档案在管理的过程中，通常都是档案管理工作人员进行手工登记，这就极大地增大了工作人员的任务量，增加了医院人事档案管理工作的难度。
3.信息化人事档案管理在医院中应用的困境
3.1医院信息化人事档案管理人员业务水平有待提高
现阶段，我国医院中的信息化的人事档案管理工作正在进一步的开展过程中，但是由于开展的时间短，很多档案管理人员并没有具备相应的档案管理知识。当前，很多医院的人事档案管理工作的开展，并不是由专业的档案管理专业的人才来担任，这使得档案管理工作的水平不高，档案管理人员的素质，与医院的信息化人事档案的管理工作需求之间存在一定的出入，使得医院的信息化人事档案管理工作的整体水平较低。3.2没有对医院的人力资源进行合理的开发
在信息化的人事档案管理过程中，很多医院虽然已经开展了这项工作，但是并没有建立适合自己的发展方向，而是在信息化档案管理的过程中，盲目地跟风，使得医院的人事档案信息化管理工作开展的程度不够。在开展信息化人事管理的过程中，并没有对医院的人力资源进行有效的开发和利用，很多档案管理人员依然采用传统的档案管理方式，对人事资料进行收集和整理，这就使得医院的人事档案信息化管理工作并没有得到有效的开展，不能实现资源的合理优化配置，也不能发挥出信息化档案管理的优势。
3.3医院的信息化人事档案管理风险较高
在医院开展信息化的人事档案管理工作中，人事档案管理工作人员需要具有一定的风险意识，这样才能够对管理过程中出现的风险进行有效的规避。一般情况下，在进行信息化的人事档案管理过程中，很多档案管理人员忽视了对电脑进行定期杀毒，使得电脑因为长时期不杀毒而存在严重的中毒现象，这样就会使得人事档案丢失，或者被一些不法分子窃取了人事资料，丢失了重要的人事资源，这就会对医院的人事管理工作造成严重的困难，增加了医院在人事档案信息化管理中的风险因素。
4.信息化人事档案管理在医院中的应用措施
4.1对信息化人事档案管理制度进行规范
在医院发展的过程中采用信息化的人事档案管理制度应该结合医院的工作实践。在这个过程中，应该对信息化人事管理的各项规章制度进行有效的完善，针对医院的人事工作提出可行化的方案，并保证方案的有效实施。同时，还应该提高医院人事档案信息化管理工作的质量，对医院工作人员的专业特长和业绩水平以及工作能力等多个方面进行有效的考核，这样才能够形成更加直观和真实的人事档案管理材料，使得医院的人事档案变得更加准确和真实，也有效地提高了医院人事档案信息化管理工作的质量。
4.2提高档案管理人员的管理水平
针对医院人事档案信息化管理中的管理人员的专业水平比较低的情况，应该采取必要的措施来提高管理人员的管理水平。在这个过程中，应该选择那些具有专业知识和技能的人才，这样才能在根本上提高医院人事档案信息化管理工作的整体水平。与此同时，还应该对医院内部的人事档案信息管理人员进行培训，帮助人事档案管理人员不断地提高自身的档案管理水平，并增强自身的管理意识，只有这样才能够有效地开展医院的人事档案信息化管理工作，有效促进医院人事管理工作的有效开展。
4.3加强对信息化人事档案管理工作的监督与管理
人事档案管理工作的关键是建立科学合理健全的人事档案管理制度，大体可以分为人事材料归档制度、查验核实制度、档案资料传递制度、保密制度和统计制度五部分。这其中的每一个环节都对人事档案管理工作起着至关重要的作用。其中，最为重要的查验核实制度不仅仅是指对于人事档案资料真实性、完整性的核查。人事档案信息化管理能够提高管理效率和档案使用，具有重要的研究意义。
一、现阶段人事档案管理分析
（一）人事档案管理存在的问题。从事人事档案信息化建设和管理的工作人员不仅应具备较高的档案管理技能，同时对于计算机及网络技术的要求较高。现实中从事档案管理的人员多数并不是档案管理相关主业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是计算机技术多数仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设信息化的人事档案过程中，不能快速准确地完成信息的检索和录入。信息化建设过程中的安全风险是难以规避的存在，这也是进行档案管理所必需承担的风险。在信息化人事档案的建设中，一旦发生信息泄露，将造成更为严重的后果。现阶段对于人事档案管理中的安全风险认识不足，存在的安全隐患较多。体制机制问题是制约人事档案管理工作的客观原因。良好的制度是人事档案管理工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障制度不完善，人事档案管理工作设施环境得不到保障，现代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了人事档案管理工作无法高效运行，不能为单位和组织发展提供积极动力。在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》已经颁布并实施了一段时间，但是落实不足，也没有相关的档案管理细则以供参考。因此很多单位内部并没有形成一套完整的成体系的制度，在没有具体实施细则指导的前提下，人事档案信息化建设长期停步不前，多数单位的人事档案信息化建设停留在口号中并没有落实在具体的实践上。
（二）人事档案信息化管理的优势。纸质档案管理是传统人事档案管理最主要的方式，显然这样的档案管理方式已经不能满足新时期发展的需要，纸质档案管理和保存难度大，而且更新不及时，人事调整，人员成果不能及时反映到纸质档案上，导致人事档案陈旧，信息准确性不高，而且难以对纸质人事档案进行全面监控管理，一些人员私自更改人事档案资料的现象难以杜绝。实现人事的信息化管理，不仅可以及时更新人事档案，提高人事档案的准确性，而且可以提高档案管理的安全性。传统纸质档案查询、检索效率低，而且反复查阅还会造成对纸质档案的损坏，增加了档案保管的难度。而实现人事档案信息化管理，建立相应的人事档案信息库及检索目录，可以大大提高医院人事档案管理工作效率，节省人力、物力。传统的纸质人事档案对于工作人员的能力分析作用甚微，不能快速完成人员的比对与分析，因此，纸质档案的作用在人力资源的管理中经常被忽略。但是经过信息化建设的档案管理能实现快速的信息筛选和分类对比，完成多个角度的工作人员能力分析，从而为人员工作岗位调整和人力资源配制提供依据。与此同时，在建立信息化的人事档案的过程中，通过人事部门和其他部门的协调工作可以有效地提高整体工作效率，对于提高资源的整合能力具有突出作用。
二、人事档案信息化建设措施分析
（一）增强安全管理。信息化人事档案的安全管理可以从以下几个方面入手：首先，严格控制档案信息的访问权限。其次，无关移动存储器不能与信息存储计算机链接。再次，安装杀毒软件并进行定期升级。最后，内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接，建立物理隔离。具体来看应制定详细的档案管理规章制度和惩罚手段，明确具体负责人的责任和义务，落实安全责任制。
（二）重视系统的定期维护。人事档案的信息化管理是一个动态的过程，在此过程中需要对其进行定期的维护和更新，需要做到以下几点：首先，信息录入完整详细，数据的完整性是后期管理的基础。其次，培养数据定期更新意识，委派专职人员对数据库进行信息更新和系统维护，人员变动和成长都是一个不断变化的过程，只有将最新的信息录入系统才能保证系统在使用中的可靠性。
（三）重视人事档案的利用。人事档案信息化建设主要包括以下几个部分：人事信息收集和统计、数据日常维护、信息检索和统计分析。在信息收集和统计过程中应对工作人员按照工作性质进行分类，并按照姓氏和编号分类，然后依据人事部门和组织部门在人员入职、培养和工作中的具体表现建立个人电子档案，主要包括学历、社会关系、业务能力和奖惩情况等。便于在后期的工作人员职称评定和升迁中进行比对、同时在离退休人员办理手续的过程中也能提供全面详尽的信息。
三、结语
人事档案的信息化进程不是一蹴而就的，需要各级单位负责人提高认识，同时在管理的体制机制上进行创新，增强安全性、重视系统维护、充分开发利用等是今后人事档案信息化建设的重点领域。
【参考文献】
