发布时间：2024-01-30 15:22:47
绪论：一篇引人入胜的企业档案信息化建设，需要建立在充分的资料搜集和文献研究之上。搜杂志网为您汇编了三篇范文，供您参考和学习。
《全国档案信息化建设实施纲要》指出，一段时期内，要着重分析企业档案信息化建设的实质内容和中心思想，把握重点、分清主次。以提高信息资源整合为目标，使企业档案信息化建设得到高效的发展[3]。当前任务要加快信息电子化的进程，各级相关部门协作配合，依托各个网点把建立数据库作为工作重点，以传统档案为基础，加快硬件建设。注重培养新型复合型人才，组建相关管理人才队伍，熟练掌握电子信息化技术，推动改革稳步开展。加强自主研发，完善计算机档案管理系统，在开发的同时发现问题，争取在信息时代下通过对档案管理工作方面的研究，为相关事业做出突破性的贡献。
三、企业档案信息化建设日后发展方向
如今，网络数字技术在经济高速发展的今天显得尤为重要，必定会成为新时代的发展趋势。提高电子信息技术水平、构建信息化社会势在必行。在这个技术交融的时代，掌握纷繁复杂的专业知识技能能够有效的拓展业务、提升发展空间。除此之外，在企业档案信息化建设工作中，要利用知识和能力的共容组建有序的团体，开展合作交流，把合作联盟变成信息互通的重要纽带。充分发挥多媒体的功能，更正以往纸版信息档案的弊端，加强多媒体的应用，改变从前的信息建设模式，在此基础上优化处理原有资料。
四、加强企业档案信息化建设的安全体系
信息的安全管理是档案工作中最重要的环节之一，电子信息化建设固然给档案管理工作带来便捷，但其中存在的安全隐患也不容忽视。为确保信息安全，单一手段是不解决问题的。必须采用多样化的计算机防护系统来提高安全性，并进行定期的防护加密、监控保养来保证硬件的安全运行。重要的企业资源要进行备份，确保文件的不丢失。此外，病毒也对网络安全工作造成危害，据资料显示，西方国家因木马、黑客等网络犯罪已造成高额损失，这些损失警示着我们高度的开放也会给信息化建设工作带来漏洞，因此，我们更倡导内部局域网封闭式网络。应用系统的安全也十分重要，迅速为受保护的档案资源建立完备的访问权限，加强防盗窃技术。
五、企业档案信息化建设的存在意义
在网络技术急速覆盖的今天，数字信息技术手段对档案信息管理起到的是积极的推进作用，是中小型企业能够融入市场、达到有效生存可持续发展的有力支持。档案管理进入信息化是档案工作历史上的一次升级，新的进步会在新的潮流之中应运而生，以往纸版档案管理工作中存在的任务繁琐、工作量大的原始问题在信息化管理中迎刃而解。
近几年来，中国企业连续不断地跨越了工业化、市场化，然后进入了信息化阶段，而档案信息化工作又是企业信息化建设的极其重要组成部分，且信息时代档案事业的一个重要分支就是企业档案信息化建设。数字化时代下的企业档案信息具有三个特点：普遍性、集成性和动态性。为适应我国信息化社会的发展形势，企业对企业档案信息的管理工作越来越重视，信息技术为档案信息化带来了很多机遇，同时相随而来的也有一大堆问题。
一、档案的信息化进程中所产生问题的探究
1、标准化问题
数字化和信息化的档案的前提是标准化的规则。数字化后的档案信息在该行业中通行无阻则需要建立起来行业统一认证共同认可的规则。因此，需要在业务、技术和管理三个方面进行改进。
（1）业务流程规范化。业务流程规范化不仅可以大大地提高档案信息系统的工作效率，而且对行业内处理事务的能力的提高也有极大的帮助。计算机作业，任务是多通道和多对象，这样极大地提高了信息管理工作的效率，并且对于部门和多余人员进行精简和整合。
（2）技术性的规范化。对于技术性的规范化要求，需要在档案信息化过程中软件和硬件两面方面着手。软件方面，包括系统和平台的建设指标和相关的操作规范，软件所需要达到的功能和软件开发进展的规划等信息。另外，档案信息化过程中数据的精度、存储格式及所建的档案网站平台的技术参数等等都需要进行详细的规定。
（3）企业信息化管理应遵循“先搭台子后唱戏”的法则。传统档案管理由于历史局限存在许多问题，如传统档案收集整理需要大量的专业人才且还要大量的时间。另外，传统档案的保存不仅占据较大的空间，并且存量增长的需求得不到保证。还有一点，传统档案的安全性保障很低，那些纸质记录时间久了会遭受虫咬鼠啃、火情、雨情、盗情等一系列事情。因此，档案资料进行信息化管理势在必行。
2、档案职能分类面对的处境分析
（1）类目层次过多，分类过细且职能分类给文件准确定位带来困难。比如，某类文件数量很少，但也需要设一个数据库，而这样计算机的批量检索效率就会大大降低。另外，由于现代企业职能分工越来越细化，因此有时候无法涵盖一些新的职能活动。
（2）档案职能分类法容易造成企业档案与文件归属管理事实上的冲突，因此职能分类法有碍文档的一体化管理。文件分类其实是按照文件传阅、办理对象来分的。对此，有两种分类方法，一种是完全的组织机构分类法，另一种是组织机构与职能联合分类法。在面临分类困境时，要进行仔细考量，对这两种方法择优而行。
3、档案工作职能定位不准确
（1）档案人员，尤其在企业，不少档案工作人员是兼职的，很多时候由于不了解文件的使用价值属性，因此无法准确判定文件保管期限，所以，档案人员划分单位文件的保管期限和密级，不科学，不合理。
（2）鉴定工作在极大的程度上还是盲区，鉴定工作客观性和技术内涵有所欠缺。在分类过程中，对文件没有开展价值的鉴定与分析，档案人员无法从专业技术角度对文件进行全面、真实性的鉴定。
（3）档案管理要求与专业领域规定脱节。例如财务报表的保存，一般月、季度报表，除财务分析报告外，财务部门的规定是三年，但是许多档案管理却要求一律规定为永久保存。
二、企业档案信息化建设中存在的问题分析。
1、企业领导重视程度不够，经费不到位
档案信息化需要消耗大笔资金的硬件和软件的支持，例如：信息化管、理技术的提升、档案数据库、管理系统及安全的防护等等，这些都离不开一定的经费的支撑。还有，档案的信息化和数字化也需要一大批多媒体设施的配合。企业领导往往对此不加以重视，在档案建设信息化建设中，减少经费或将一些经费投资在其他部门，而硬件设备以及软件投入滞后则阻碍了企业档案信息化建设。
2、企业档案信息化建设处于弱势
电子计算机和网络技术的广泛应用，产生了越来越多的电子文件。电子文件的产生不仅意味着一种新型载体档案的诞生，而且也标志着人类记录信息、承载信息、传达信息、留存信息和开发信息的方式发生了深刻的革命。这场革命是纸张发明和近现代档案学理论的产生，它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论及思维观念。目前，不少企业对档案人员配备不全，很多是兼职管理，这些企业档案管理人员虽然在档案信息化建设中做了大量工作，但可以说与信息时代计算机发展的惊人速度相比，仍处于弱势。
3、信息安全有待提高
随着信息化的快速发展，档案信息的安全也面临着巨大的挑战。在开放性的网络环境下，家喻户晓的病毒入侵、黑客入侵，造成了档案信息的泄密以及相关资料信息损毁等后果。设备本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是网络环境和操作过程中的安全防范措施，这就要求一定的技术。
4、企业档案信息化建设发展不平衡，相应的标准规范欠缺
对于一些中小企业的档案信息化建设，在各种因素的影响下，档案部门的生存和发展面临着一系列威胁，档案工作倍受冷落，比如企业的档案部门受到企业的减员增效所波及。另外，我国的档案信息的建设相应的标准规范欠缺。就我国现在情况，不遵守相应制度的行为已经对档案信息的数字化进程产生了不小的障碍。因此，制定相应标准、规范、法规，馆藏档案数字化和电子文件接收，都应该坚持所制定的规范性原则。企业各个部门之间应加强交流协作的精神以及信息资源的共享手段。各个部门之间实现无成本的即时的信息交流，会大大加快企业档案数字化的进程，提高管理软件的通用性。
三、关于企业档案信息化建设的建议。
1、企业要在信息化建设上加大投入，档案信息化的软硬件基础设施建设是前提，尤其是对于对于开放型企业来说，它们生存发展的基础就是档案信息化建设。企业发展需要档案支持，而企业规模和效益决定了其信息化水平。
2、档案数据库和档案管理系统是实现档案信息化的软件保证，企业档案主管部门要加强对企业档案信息化建设的指导和协调。并且，企业应不定期地对档案人员进行培训，提升各种知识结构，掌握信息和网络运用技能。
3、企业要把档案信息化工作列入重要工作日程，强化档案管理，实现档案管理系统的信息化和档案业务管理自动化。档案信息化管理系统的目标是升级强化档案管理。
4、改革档案管理体制，充分发挥企业主体档案的优势。企业档案主管部门应该掌握主营业务知识人员的专家团队。专家往来灵活机动，处理问题目的性强，效率高，十分有利于企业档案信息化建设。
参考文献
[1]范桂红.知识管理视阈下的企业档案信息管理研究[D].黑龙江大学2011
档案信息的质量、建设标准会对信息化水平和质量产生影响，我国目前很多企业已经实现了办公自动化，因此，应该提高档案信息化的水平，促进基础工作质量的进一步提高。
1.档案信息化建设的现状及存在问题
在档案管理的过程中，存在着企业领导认识不完善，缺乏对人员配备、硬件配备、软件配备等方面的综合性考量，档案管理人员多为兼职，无法有效集中精力，缺乏对知识的掌握水平，无法使用计算机知识，不能准确应用相关软件进行管理，一些企业虽然开设了相关软件的培训讲座，但是不仅没有降低员工工作强度，还增加了工作负担，最终导致对信息化档案建设产生影响。
1.1档案员对档案的数据缺乏安全性和保密性意识
在一些企业档案室中，存在着数量众多的机读目录，但是没有进行备份，很多员工甚至不了解备份的程序，档案室之中的电脑任何人都能够触碰，只要输入正确的口令，就可以对记录进行修改、阐述和增添，存在着保密性和安全性较低的特征，很容易造成数据的泄密和丢失，很多档案室的控制和开放目录共同存在于数据库之中，频繁操作，具有较高的使用率，在机读的过程中，很容易产生信息的泄漏，安全性很低，在一些有条件的企业中，应该将档案室网络和公众网相连接，提高数据安全水平。
1.2数据错误较多
在一些企业的档案室中，为了满足检查的需求，经常进行突击录入等工作，随着机读目录的不断增加，档案管理人员在校对和检查等方面的工作无法满足实际工作的需求，会产生质量问题。
2.做好档案室信息化建设的几点建议
2.1加强档案信息化人才队伍的建设
随着信息化水平的不断增加，对管理人员的素质需求也不断提高，管理人员应该了解管理知识、技术知识，对业务领域的新技术和新工艺进行实时了解，提高著录格式的准确性和统一性。
2.2统一著录格式标准
在工作之前了解工作规范，保证著录格式的统一性，使检索途径不断向多元化等方向发展，针对工作的实际水平选择项目，使著录格式满足工作需求。
2.3加快档案目录数据库建设的速度
档案室保管档案数量不多，应制定方案争取在十五期间完成目录的录人工作，
2.4注重档案数据的安全、保密
档案室的工作人员应该重视安全性工作，关注相关领域的法律规范，重视对网络和设备的管理，结合规定对档案信息网络进行隔绝，进行严密的防护，建设完善的质量监管体系，及时纠正错误，不能够直接使用未经检查的数据。
2.5 树立档案信息化管理意识
意识的能动作用说明，强烈的社会意识会对社会发展起到较大的能动作用。树立企业档案信息化建设意识，有助于提高档案信息化管理系统的建设效率和质量，也是企业档案信息化建设的主要推动力量。所以，档案信息化建设能够在一定程度上理解为“意识信息化”。企业档案信息化建设的实现，需要以档案管理人员为基础，档案管理者需要在档案信息化管理过程中发挥自身作用。
3.档案信息化建设的意义
3.1对于职能部门的意义
3.1.1提高整个部门的工作效率
信息化水平提高之后，档案室工作人员可以提高工作效率，降低工作强度，避免档案室工作人员只进行保管和打字的工作，重视对搜集和编研工作的投入，提高部门职能。
3.1.2提高整个部门的技术水平
企业不断向网络化、数字化和信息化的方向发展，企业之中的每一个部门都应该不断投入精力，提高档案室信息水平，与公司的整体发展相适应，满足社会环境的需求，提高企业的市场竞争力。
3.1.3有效的进行档案的收集工作
搜集档案具有较大的工作强度，在整编和分类档案的时候需要投入大量的人力，因此，应该使用完善的管理工具，建设管理平台，避免产生档案不完整等现象。
3.1.4有效的为科研服务
档案室信息化水平的提高，有助于实现网络信息共享，技术人员通过网络能够及时查找资料，使工作效率大幅度提高，实现对资料的发开和使用，提高综合竞争力和工作水平。
3.1.5有效的为决策服务
科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投人大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的，是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。
3.2对于公司的意义
首先，能够有效管理和收集档案。档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料档案是一种历史活动的原始记录.大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容主要包含合同、科技和文档等多方面的信息，能够对企业发展史进行详细记录，为同行业企业提供借鉴，有助于对信息的搜集和管理。
第二，便于二次使用，提高使用效率。企业当年的档案在下一年才能够整理完成，但是在尚未整理完善之前，档案已经开始使用，对其使用效率造成很大影响，同时，已有的档案在使用过程中具有复杂性的特征，需要登记，在较多档案中进行查找，会造成破坏。
第三，有助于解决丢失和破损等多种问题。以往在搜集和借阅档案的过程中使用人工操作的方式，会导致破坏和丢失，使用计算机进行管理能够避免产生上述危害。
第四，建立完善的信息网络。传统的档案信息无法形成完善的信息网络，在档案借阅的时候十分不便，不利于进行交流、统计和管理等工作，使工作效率降低，因此，应该在企业内部形成信息网络。
第五，建立信息资源体系。电子化管理能够促进和国际的接轨，形成资源体系，有助于今后企业各项工作的展开。
第六，使工作人员的劳动强度降低。科技档案具有较大的经济价值，实现信息化之后，可以通过网络实现档案的浏览、借阅和查阅，避免繁琐的工作，使工作人员的效率不断增加。
4.企业档案信息化建设的主要发展方向
企业档案信息化管理的过程也就是其档案建设的过程，这一过程是十分漫长且复杂的。各个部门要首先收集本部门的档案资料并进行资料整理，这一工作贯穿于企业档案管理的全过程之中，该情况能够在一定程度上提高企业档案管理的难度和复杂度，加强企业档案信息化建设，能够明显提高企业档案管理工作的效益和效率。
按照企业档案信息化管理的实际情况，可采取高效的档案信息化管理工具和软件，从而实现档案信息化管理系统的有效运行，提高企业档案管理的信息化程度，打破传统的地域和部门方面的界限，实现档案信息化体制改革，制定和实施规范的规章管理制度，实现档案信息化交换和高度共享性，并为员工档案管理创造有利条件。建立和实施档案管理者培训和绩效考评制度，逐渐提高档案管理者的自身素质和工作能力。
在收集和整理企业档案信息时，要对数据质量进行严格掌握，因为信息的质量会对计算机管理系统运行的有效率造成直接的影响，准确、全面地输入档案信息，能够为档案信息化管理系统的高效运行提供保证。
5.总结
综上所述，通过使用现代化的计算机网络技术和设备，充分利用计算机设备的作用，能够大大提高企业档案信息化管理的效率。提高档案管理部门工作人员的网络和计算机应用能力，有助于建立信息化的档案管理系统，一方面能够为企业档案的信息化管理提供保证，另一方面，还能够大大提高企业档案管理工作的效率与质量。
