发布时间：2023-10-08 10:05:26
绪论：一篇引人入胜的企业信息化建设的案例，需要建立在充分的资料搜集和文献研究之上。搜杂志网为您汇编了三篇范文，供您参考和学习。
1 当前电力企业档案管理模式及存在问题
1.1 档案管理模式
随着公司的发展，原有OA版本已不能适应档案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果。现在使用的软件都没有实现全文检索、在线OCR、web查询等功能，且0A软件在科档管理方面存在重大缺陷：在安装过程中，不同平台的数据导入时出现丢失；在日常管理中，时常出现数据（案卷或文件）丢失现象；数据库无法备份，数据安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。
1.2 档案存储模式
当前档案业界还是支持以纸张为主要的存储介质。集团不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料的数字化转换和处理。
1.3 档案查询模式
在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档案资源向公司各级部门提供良好的服务。
由于OA系统并非专业的档案管理系统，所以其查询功能简单，检索信息的查全率和查准率都较低，无法迅速快捷地找到所需要的信息，给档案管理工作带来了极大的不便。作为大型的集团企业，所属企业众多而且档案管理都是相对独立，横向纵向各不互通，所以未能实现资源的共享和整合，不能更好地发挥档案的效益。
2 集团数字档案馆的设想和建设方案
集团式管理的企业，下属机构众多且层次复杂，涉及多元化行业，分布地域广泛。并且各所属机构业务重点不同，档案管理的重点及管理特性也不同，各机构都设有独立的档案管理机构，相对独立地对本机构的档案进行管理和利用。
集团企业档案信息化建设的目标就是要实现所属机构与总部档案系统档案信息的互联互通。根据总部及所属机构网络基础建设情况，信息化系统建设模式，程度以及系统维护能力等不同的情况，部署可支持既集中又分布的混合式建设方案。方案中应充分考虑应用规模大而广，注册用户数量多，对系统性能要求高等因素，应具备良好的网络环境，总部与下属机构通过专网或VPN连接，最终实现总部与属下机构形成分布式虚拟数字档案馆。
2.1 档案信息系统实现的功能
档案信息系统提供档案从形成到利用或销毁的全过程管理功能，对文件的产生进行超前控制，包括对文件进行初步鉴定、著录归档标识及逻辑归档等。系统应具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还要求具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程、图书及其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还应提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置，并能提供科学的查询、统计功能，从而减少人为错误，提高档案管理的效率。
实现整个档案管理业务流程的全面数字化。通过档案管理与其它业务流的集成，建立文档一体化管理系统，实现各类电子文件实时归档（逻辑归档，即在线归档）。通过与其它系统的无缝链接，以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控，实时接收，用数字化手段对档案业务各流程进行管理，从而真正实现文档一体化。
总部和各下属机构的档案管理信息系统组建成一个虚拟档案馆。总部可以查阅到各下属机构的档案信息资源，各所属机构的档案信息由相应的档案管理部门自行维护。系统用户可通过局域网或者互联网，在任何时刻、任何地点享有档案信息或其它信息资源查询和阅览服务。
建成各类数字信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为全集团的生产、管理、决策提供高质量的服务。建成后的数字档案馆的数字信息资源库的内容不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、矢量化图纸、语音、视频、图形图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机网络联接成超大规模的知识库。通过对数据有效的组织和挖掘，可以为公司的生产、管理和决策提供必要的依据以及高质量的服务。
2.2 技术方案
参考OAIS模型建立基于J2EE平台的标准化、可扩展、多全宗协同的分布式数字档案馆系统；具有档案信息获取、管理、存储、利用、交换和服务等一系列功能；为档案利用者提供一站式、无缝集成的、个性化的档案查询服务以及其他相关服务；为用户提供基于WEB的界面，包括：用户提交界面、搜索界面、系统管理界面等各种界面。利用Java虚拟机和Java服务器技术，系统允许用户通过浏览器访问系统；采用强大的工作流引擎建立档案管理工作相关业务的审批流程。
采用XML技术、基于J2EE平台、以JAVA语言开发的分布式数字档案馆系统，支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多种关系型数据库系统。系统的通讯协议采用HTTP，TCP/IP，SSL。
根据档案管理的特点，档案的应用程序、处理的数据及实际的计算广泛的分布于网络中，为了平衡这种分布，采用RMI技术实现系统的分布式计算，RMI是远程方法调用（Remote Method Invocation）。RMI技术可以实现档案业务所涉及的数据远程移交，即档案机构的下级单位的数据可以主动或被动的通过网络传输迁移至主管机构的数据库中。
3 实施方案
（1）第一步：统一建设集团公司总部与各下属机构的档案管理信息系统，能够实现对历史档案的数字化管理、实现对现行文件的有效管理、实现与现有各系统的无缝接口。
（2）第二步：实现集团公司总部可以通过统一的界面查阅各下属机构的档案信息资源。
（3）第三步：实现集团公司总部与各下属机构档案信息资源的互联互通。
（4）第四步：基于集团公司总部、各下属机构的数字化档案资源，开发超大规模、分布式虚拟数字档案馆，建立集团数字档案馆。
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）14-0208-01
1、引言
随着社会经济的不断发展，科学技术也在快速发展，现如今已经进入了信息化和大数据时间，现代化信息技术被应用到了各行业和各领域中。我国企业也因为社会经济的发展和信息化技术的冲击开始了改革。企业的管理也应用了信息化技术，传统的档案管理模式逐渐被电子档案所替代，这也是企业顺应市场经济发展的必然趋势。
2、影响档案信息化建设与档案管理效率的因素分析
2.1 对档案信息化建设缺乏正确认识
档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。
2.2 企业档案管理工作的不足
企业想要在未来求得更好的发展就要对企业档案进行规范化管理，提升档案管理水平，进而为企业的发展决策提供基础和指导。但是目前很多企业在档案管理工作中仍然存在很多不足之处，为此，应当加强分析档案管理工作的不足及原因，进而采取针对性的解决措施。
2.3 来自网络的威胁
互联网的飞速发展，促进了社会的发展和进步，网络也覆盖了社会生活的各个方面。但是由于网络的架构不完善、网络协议不够强大以及人为的原因等，使得网络在使用过程中存在诸多的安全隐患。一方面，一些非人为因素造成的安全隐患，比如计算机硬件受潮、电源断电或漏电、受到其他辐射或者干扰等，会使得电子档案信息安全问题无法得到保障，甚至会造成电子档案的丢失。另一方面，电子档案的开放利用中会出现人为的操作失误而造成安全漏洞，使电子档案管理系统发生瘫痪，电子档案信息受到威胁。而这些漏洞常常会使档案信息发生丢失或者篡改等情况，使得档案信息无法读取或者读取错误，严重影响电子档案开放利用中的信息安全问题。
2.4 信息化建设和安全管理滞后
近年来，在电子档案管理上，我国已经逐渐向信息化建设发展，有关的档案管理机构也已经建立了一定的数据库。然而，这些数据库的管理和规范没有统一标准，而且数据库之间相互独立，没有建立起一定的联系，这就给电子档案信息安全造成了巨大的安全问题。此外，网络安全的管理和发展也是制约电子档案开放利用中信息安全的一大因素，网络安全技术要不断进步，如果只是在出现信息安全问题以后，才进行技术的更新和改良，那信息安全问题就不能得到有效的解决，起不到真正的预防作用。在安全管理方面，电子档案相关管理人员在日常的档案管理工作中，没有意识到信息安全的重要性，缺乏对电子档案开放利用中信息安全的认识，加之对一些工作人员的培训工作做得不到位，使得他们对电子档案信息安全不重视，工作态度缺乏严密性，直接影响电子档案信息安全。
3、档案信息化管理措施
3.1 提高电子档案管理工作者的业务素质
电子档案管理工作者是电子档案安全工作的主体，档案管理工作者的综合素质直接决定了电子档案的安全和管理效果。所以，要重点培养电子档案管理工作者的业务能力，提高其综合业务素质，定期对其进行专门的电子档案管理培训，使其数量掌握电子档案管理技g和实际操作能力，并且提高其电子档案的安全意识。不仅如此，随着现代化信息技术的不断更新，电子档案管理工作者也要适应这种发现，掌握新的信息技术，熟练操作新的设备，不断的提高自身的技术、技能和业务素质，适应电子档案管理的发展。
3.2 加强档案管理工作
随着计算机档案网络的建立，越来越多的重要文件被传输到网络上，致使电子文件的档案管理至关重要。实践表明，通过电子文件的管理能够保存重要信息，使档案信息的价值最大化，具有重要意义。因此，加强电子文件的管理十分重要，需要做到以下几点：一是建立管理电子信息与维护档案资源网络的技术部门，保证电子文件归档制度化、专业化，从而增强电子文件的管理能力；二是做好电子文件的相关处理工作，在电子文件管理过程中，管理人员需要及时进行电子档案的接收、处理、保存以及文件格式的更改等工作，保证电子文件管理的有效性；三是解决好电子文件的保存问题，电子文件的形成时间短，能否长期储存缺乏验证，因此在电子文件管理过程中需要解决好电子文件的保存问题，对于长期储存的文件需要定期复制，避免出现档案信息丢失的情况。
3.3 加强互联网建设
互联网是一个庞大的系统，因此安全问题尤为重要。加强网络安全建设，包括很多方面，比如数据库的建立、数据的链接等。随着互联网的飞速发展，加强网络安全建设，必须培养互联网人才，利用多种网络安全技术手段，开发相P的网络安全软件和系统，减少对电子档案信息安全的威胁。及时备份数据，避免因硬件损坏造成信息丢失，从而可以补救电子档案信息。在现阶段，电子档案信息安全有着滞后性，而这种滞后性不能得到有效解决，因此电子档案信息安全隐患无处不在，在这样的情况下，建立档案信息备份和恢复具有十分重要的意义。这样能够避免信息丢失，使系统正常运转，保证档案信息的完整性。
3.4 重视信息安全，确保企业档案信息的绝对安全
首先，企业管理者和档案管理人员应当不断更新观念，全面认识企业档案对于企业发展的重要性，充分做好档案管理工作，加强对档案的应用。同时，档案信息是档案价值的重要体现，所以企业应当重视信息安全性和准确性。在互联网时代，很多企业都利用网络技术进行企业档案信息的管理，互联网技术的应用能够有效提升档案管理工作效率，档案的应用价值也有所提升，但是需要注意的是，互联网面对着复杂的环境，网络安全成为威胁企业档案信息的重要因素。为此，企业应当加强建设网络安全保障体系，国家政府部门应当积极制定相应的法律规定，为企业档案信息管理创造良好的条件。企业的管理人员应当完善档案管理制度和责任，由专门的管理人员定期进行档案安全管理隐患的排查，确保每个环节处于安全环境中。
4、结语
随着互联网的飞速发展，信息化时代的到来，在我国的档案管理工作中，信息化和数据化体现得越来越突出，但是电子档案信息安全管理机制不够完善，管理不够规范，加之网络自身存在着一定的不稳定性，使得档案信息安全受到很大的威胁。因此，要加强基础环境建设和互联网建设，对提高电子档案开放利用中的信息安全有着十分重要的意义。
参考文献
[1] 梅龙.浅析企业档案管理信息化建设[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2016，（12）：35-36.
中图分类号：C29文献标识码： A
一、档案管理信息化的必然趋势
档案的生成方式随着现代技术的发展发生很大变化，办公自动化、无纸化表现在计算机和通讯线路中进行诸如文件的起草、签发、催办、归档等相关操作，计算机读取文件成为这些档案的前身，档案也同样以计算机读取形式存在，计算机为载体的文档和纸质载体档案存在巨大差异。这些变化就使档案工作者把磁盘作为载体成为计算机读取的方式，广大信息检索者更关心的是来自不同的计算机读取形式中的档案信息。档案工作者应该责无旁贷的把这些档案信息系统的提供出来，为了提供更有价值的档案信息，必须有一个精选的过程。档案信息具有系统性、真实性、有价值性，这些是计算机读取档案信息追求的基本属性，只有拥有这些才能更好的完善服务。档案的信息化是档案利用工作发展的必然趋势。
二、档案信息化应该遵循的原则
1、标准性原则
档案标准化是衡量档案工作效率高低的尺度。档案管理标准包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等。
2、安全性原则
档案的安全，以前是指立档单位、档案馆对所藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。现在随着档案信息化建设的深入，网络的脆弱性也日益显现出来。因此，我们不但要避免遭受自然灾害外，还要加强对网络安全技术的研究，采取有力的安全策略，保证档案信息的安全性。
三、企业档案信息化建设中存在的问题
1、认识模糊，缺乏关注
因为企业对档案信息化建设认识模糊，以为档案信息化对企业发展效果不大，故难以得到企业的关注和注重。如一些企业领导认为档案信息化管理不能直接给企业带来经济效益，是一项可有可无的工作；一些企业档案人员以为把档案信息输入电脑中，即是完成企业档案信息化管理了；还有一些企业因为认识不到位，不能较快承受新技能、新方法的推广与运用。因此，在企业档案信息化建设实践过程中，常常受到人为的冲突和影响。
2、企业档案信息化建设开展不平衡
因为受到各种因素的影响，有些中小企业的档案信息化建设几乎是空白，乃至一些企业把档案管理部门作为首战之地的减员增效要点，予以裁人和吊销，企业档案管理部门的生存和工作开展受到严重影响，档案信息化建设更无从谈起。
3、缺少统筹规划、宏观辅导，盲目建造表象严重
因为一些企业正处于改制进程或产业结构调整当中，没有形成企业本身发展的战略规划，企业领导未把握现代企业管理方法，加之企业主管部门的统筹规划、宏观辅导跟不上，缺少企业信息化管理的明确目标，致使企业档案信息化建设无法施行。
4、企业档案管理根底条件差，缺少人才、技能、资金、设备支撑
一些企业档案管理根底条件差，加之对档案信息化建设的可行性研究不行，没有相应的人才、技能、资金、设备支撑，虽已建立了档案信息化管理网络，但可供查询的档案信息资源太少，档案信息化建设质量不高，无法完成对企业档案信息资源的有效开发和使用。
5、企业档案信息管理与其它信息管理没有实现有效衔接
一些企业的信息管理系统互不联接，生产经营系统、办公自动化系统、档案管理系统等由多个部门自行设计，档案信息化管理系统建设不能与企业根底信息资源管理系统建设同步进行，致使各信息系统之间的数据格式不能转换，无法正常获取使用，造成全部信息系统的低效作业，各部门的信息系统也无法与档案办理系统实现对接，企业信息不能有用结合和使用，继而不能很好的为经营管理服务。
四、加强档案信息化建设的对策
1、将企业档案信息化建设归入到企业信息化建设当中
在企业档案信息化建设过程中，我们应当知道，任何一个信息系统的建设都不是哪一个部门可以独立完成的，档案信息化建设也不是档案部门所能独立完成的，它需求企业高层领导的和谐，需求企业各部门的配合与参加，因此有必要把档案信息化建设归入到企业信息化建设的总体规划当中，归入到企业有关部门的岗位职责范围内，只有这样才能使档案信息化建设紧密结合企业生产开展的实际，最大极限地发挥档案信息资源在企业产品研制、生产经营等方面的效果，创造出更多效益，得到企业的注重和支撑，体现档案的价值和档案作业的重要性。通过把档案信息化建设归入企业信息化建设的领域，可以统筹处理好信息化建设过程中呈现的共性问题，如：信息化建设资金投入的一致和谐，计算机和缩微设备的一致选型，应用软件的一致开发和同享，重要开发使用项意图协作分工和合力攻关，手艺管理与现代管理的联接以及现代化技能人才的培育等等。
2、加强企业档案根底事务建设是完结档案信息化的条件
企业档案根底事务作业因受企业经济效益、领导档案认识以及档案办理人员本身的影响，档案管理水平参差不齐。有些企业的档案管理作业多年来一向处于封闭式管理状况，很少接受档案行政管理部门的辅导，缺少与同行之间的沟通，档案管理作业仅以保管为意图，档案根底事务作业质量较差。因此，有必要首要针对本企业的档案作业现状，加强档案基础业务建设，树立规范高效的档案管理体制，使档案的搜集、整理、鉴定、保管、统计、使用、检索、编研等作业都做到规范化、科学化办理，为最终完结档案信息化打好根底，做好准备。
3、加速档案信息化规范的拟定
规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法令保证。目前，有些规范还不明确，乃至有的方面还没有拟定规范。因此，档案行政管理部门要加速档案信息化规范的拟定，赶快建立健全档案信息化作业准则和法规制度。数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因此对数字档案信息的格式、规范、软硬件环境等都有很高的需求。不管是收藏档案的数字化还是电子文件的直接接纳，都应当坚持规范性准则，拟定相应的法规，依照一致的规范，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、使用等作业有序化、规范化，防止呈现各自为营、互不兼容、重复建造等表象，使企业档案信息化建造有法可依、有章可循，只有保证档案信息化的高效进行，才能以束缚机制的树立推进动力机制的完善。
4、提高档案管理人员的素质
档案信息化是一项技能性很强的作业，人才建设是档案信息化建设的要点。企业档案部门一方面应习惯档案信息化建设的需求，对在职档案管理人员进行信息技能的训练，造就一支既通晓档案事务又能把握信息技能的复合型人才队伍；另一方面应充分思考到企业是以取得赢利最大化为意图，人力资源成本是企业必定要思考的一个重要问题，因此一味需求引入信息技能、计算机技能等方面的高本质人才充实到企业档案部门是不切实际的，企业档案部门应转变作业思路，主动与企业信息办理部门协作，将网络保护、服务器保护等触及计算机技能方面的作业交由信息管理部门承担，然后才能比较好的解决档案部门信息技能人才缺少的问题。
结束语
总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到企业信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中，为企业档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟更加广阔的道路和美好的前景。
