发布时间：2023-10-10 15:34:36
绪论：一篇引人入胜的企业信息化建设案例，需要建立在充分的资料搜集和文献研究之上。搜杂志网为您汇编了三篇范文，供您参考和学习。
（一）中小企业档案管理信息化必要性。信息化时代的到来，为中小企业档案管理信息化建设提供了良好环境，中小企业要想提高市场竞争力，就必须要注重新技术以及新管理模式的科学应用。在中小企业管理工作中，档案管理作为比较重要的管理内容，是提高企业市场竞争力的重要保障力量，这也是档案管理未来的发展趋势。中小企业的发展，需要新技术的支持，企业管理水平的提高也需要新技术的支持，档案管理的信息化建设是企业全面发展的必要环节，只有在这一层面得以实现信息化建设目标，才能真正促进中小企业的良性发展。
（二）中小企业档案管理信息化重要性分析。通过档案管理信息化目标的实现，就能有助于档案资源的共享，提高档案管理的整?w效率水平。计算机技术的进步也对中小企业档案管理工作提供了技术支持，信息化档案管理从整体上节约了管理时间。信息化的档案管理能提高档案查询的效率，对档案资源也能充分利用。工作人员可通过组合查询以及模糊查询等方式，来查找自己所需要的档案资料内容，这就极大地提高了工作人员的工作效率。
另外，中小企业档案管理信息化也有利于提高企业的决策效率，能为企业的计划以及组织等工作顺利进行打下基础。信息化的档案管理工作能迅速地进行档案备份，实现对档案资源高效化的管理。
二、中小企业档案管理信息化问题和建设措施
（一）中小企业档案管理信息化问题分析。从当前我国的中小企业档案管理信息化现状来看，其中还存在着诸多不足有待解决。一些中小企业对档案管理信息化的认识比较薄弱，有的企业领导在档案管理的思想观念上，没有和时展需求相结合，对信息化管理人才不重视。在档案信息化的推动方面缺乏信心，这就对实现档案信息化目标产生了阻力。
再者，中小企业档案信息化管理人才比较缺乏，在信息化管理的安全性方面需要进一步强化。档案信息化管理，需要有专业化人才的支持，从当前中小企业的档案信息化管理人才的培养情况来看，企业在这一层面还需要加强，没有及时将人才知识结构单一化的问题有效解决。在档案信息化的安全性方面也没有加强，这些都不利于中小企业的竞争力提高。
档案信息化建设发展中，没有重视软硬件的更新以及维护。实现档案管理的信息化目标，就要在硬件基础设施建设层面不断加强和深化。但是从实际的发展情况来看，企业领导者并没有充分重视软硬件的更新以及维护，造成档案信息化管理的整体效率比较低。
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）09-0-01
信息技术飞速发展的今天，管理信息化是企业提高竞争力的必然选择。企业档案作为企业重要信息资源，在企业信息化建设中具有重要作用，对提高工作效率，提升管理质量具有积极的意义。本文结合多年工作经验，对企业档案管理信息化建设谈一些粗浅的认识。
一、企业档案管理信息化建设的重要意义
1.更好的收集和管理档案。企业每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了企业的发展历史，对企业的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这种信息资源。同时，企业档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到全安控制、档案利用方式更加简单方便，也从整体上提升了企业信息化。在这样的条件下，能促进档案信息进行合理的开发和利用，是企业生存与发展的重要保障。
2.可用详实的档案信息支持企业决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。企业只有做到与时俱进，并高效地开发与利用档案信息，才能为企业的发展提供科学决策依据。
3.提高档案利用效率，降低企业管理成本。从企业来讲，档案信息化管理是企业管理信息化的重要部分。企业档案信息化的建设将为企业培养各类人才打下很好的基础，也为企业积累推进整体管理信息化的经验，有利于企业推进信息化管理提供了科学的参照方法。从而降低企业的管理成本，企业整体管理成本的降低，将为企业创造新的利润增长空间。通过对企业生产流程和管理流程中所必需的纸质材料和档案进行电子化，有效节省了日常管理工作中的纸张等购买材料成本，也节省了库房和文档保管设备成本开支，更可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本，也提高了档案信息利用效率，省去了许多麻烦。
二、企业档案管理信息化建设的基本内容
1.制定企业的档案管理信息化建设总体规划。企业档案管理信息化建设的总体规划制定之时，应服从服务于企业发展的战略。在分析企业自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对企业信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下扩展空间。
2.逐渐实现档案管理的信息资源的数字化。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其它环节都建立在此基础之上。传统介质档案的管理是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息。即一方面要把以前形成的传统档案通过电子扫描转化为数字形式，以便通过计算机直接管理。另一方面要在日常工作中全面推行无纸化办公，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。
3.建立科学高效的数据库管理系统。数据库是档案管理信息化建设最基础也是最重要的工作，数据库是系统数据的集合，其中既有档案本身的数据信息，也有档案管理过程中新生成的信息，所以数据库的设计应确保将档案管理中所涉及的环节全面体现，以使用便捷、管理严谨作为原则，防止信息化管理的漏洞出现。档案生成后应及时和数据库建立关联，档案管理人员要对新档案的主要内容、生成时间、保密级别、维护要求进行详细的登记，生成序列号。当数据库建立后，档案管理人员应当变革保存方式，形成以传统档案保存和数字化保存并举的管理方式，对档案实行扫描和著录，完成数字化存储，方便日后查阅。企业档案信息化建设，不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。
4.档案信息资源利用的网络化。档案网站是企业的档案部门在网上建设的信息站点，一般以网页形式给企业员工提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。实现以网络为基础的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交申请，管理人员通过网络审核后即可按规定借阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大的方便，对异地和出差在外的人尤其如此。这样必然也会大大提高档案室的工作效率和档案的利用率。
三、推进企业档案管理信息化建设的一些建议
1.企业最高领导要高度重视和大力推动。首先企业最高领导应投入大量的精力关心和支持档案信息化建设工作，在资金、设备、人员等方面予以大力支持，并把档案信息化管理纳入本企业的综合工作计划范围内，从各方面关心档案信息化工作的进程。其次，各级领导，尤其主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中出现的困难和存在和问题。只有这样，才能提高全员意识，从而把档案信息化建设各方面的工作真正落到实处。
2.要加大对企业档案工作信息化的投入。投资是企业档案管理信息化建设的关键，资金可以帮助企业添设新型的机械设备，建立和完善档案信息管理系统，加快实现企业信息化建设。逐步完善档案信息安全管理体制，这也是完成档案信息化建设的保证。
3.要加大对档案管理人员的技术培训。档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。要做好档案信息化建设工作，档案管理人员的素质是最重要的因素之一。必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。档案信息化管理的核心是计算机技术的在档案领域的应用。因此，档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技术，还必须熟练掌握电子计算机技术，必须学会把现代化手段应用于档案信息管理的技能。
4.建立健全各项规章制度和标准规范。信息化建设的进程中，企业传统的档案管理制度已经不能适应改革和发展的需求。在数据库设计以外，信息化建设还应从标准化制度的层面改革现有的管理工作，对数据库的类别、与企业信息化管理系统对接、新档案必须具备的内容、数字化档案的保存等确立明确的标准，使档案的收集、保存、使用应从信息化的角度获得制度保障。在标准化的支持下，档案管理工作能够减少不必要的工作程序，使企业上下协同一致，共同在新的管理标准下开展工作。
5.注意新旧管理方式的转变。推行档案信息化管理必然会存在一个由传统模式向电子化模式转变的过程，在此过程中必须确保日常档案管理工作的正常运转，不出现因为过渡影响档案的保存和利用。较为妥当的方法是在过渡阶段采取双轨制，即两种管理模式在一定时间内同时存在，直到新的模式能正常运行为止。这样做无疑会增加档案室的工作量，但为了保证过渡的顺利进行这个过程是必要的。
6.保证档案信息的安全。实行档案信息化管理必然存在各种安全问题。首先是软、硬件的安全，比如记录档案存贮介质（光盘）的安全性、软件系统的可靠性等。还有档案信息管理方面的安全，即档案信息通过不同方式被外界获取等。前一种问题主要通过技术手段来解决，例如设计档案管理系统时充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标，光盘备份异地存放等。后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度和档案管理人员的责任心和防范意识，严格执行企业的规章制度，避免因档案管理人员失误而导致机密信息的泄漏。
四、结束语
总之，在科技技术不断进步的今天，信息化建设是现代社会档案管理发展的主题，而档案作为重要的信息资料，其信息化的建设也成当今社会发展的必然趋势。因此，我们既要认识到企业档案信息数字化、网络化的紧迫性，还要认真面对她的复杂性、系统性。企业应积极创造条件，采取有力措施适时逐步推进档案信息化管理，适应时代前进的步伐。
1.前言
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。
2.我国企业档案管理信息化建设的现状
2.1档案管理信息化建设的发展概况
20 世纪90 年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（OA）系统、ERP 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。
2.2档案管理信息化模式实效不高
一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。
2.3档案管理信息化标准、规范工作不足
早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式，然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。
2.4档案信息管理人员的素质有待提高
档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。
2.5企业归档方式的现状
2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，如果运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。
3.加强企业档案管理的信息化建设
3.1加强企业档案管理信息化的益处
1．大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。
2．档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。
3．档案信息化，是一次投入，多次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的局面。
4．档案信息化，信息成果可进行多份拷贝，这样就拓宽了服务范围，扩大了社会影响。
5．档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。
3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设
针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。
3.3实现传统档案的电子化和信息化
企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。
3.4实现企业信息档案的网络化
企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。
3.5要树立文档一体化意识
我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。
4. 加强档案管理体制的创新
4.1档案管理机制创新主要在于精简
任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。
4.2档案管理的机制创新的关键是高效
企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。
5.结语
总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中，为公司档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟了更加广阔的道路和美好的前景。■
参考文献
