发布时间：2023-09-18 16:31:04
绪论：一篇引人入胜的干部人事档案规范化，需要建立在充分的资料搜集和文献研究之上。搜杂志网为您汇编了三篇范文，供您参考和学习。
（一）安全性原则
安全性原则是干部人事档案管理的基本原则，要想做好这项工作，就必须要对干部资料进行有效的保存和保护，特别是企业档案室的库存管理，必须要完全严格按照规定的硬件标准来执行建设，在档案管理工作中的“六防”原则，要完全执行，所谓的“六防”即防火、防虫、防潮、防盗、防腐和防强光照射。防盗门窗、铁质档案柜设施坚固，空调、温湿度计、加湿器、复印机、切纸打孔机、灭火器、防腐防虫物品齐备，库房面积和人事档案卷数匹配，档案库房、阅览室、办公室“三室”分开，管理人员具有高度的政治责任感和责任心，自始至终把安全放在首位，把好进出人事档案室安全关。
（二）规范化原则
我国干部人事档案工作应该充分依照现行的《干部档案工作条例》、《干部人事档案工作目标管理暂行办法》及上级档案目标管理规定，建立健全各项管理制度，特别是要从保密、安全、归档、立卷和查阅等方面，来建立起相当完善的规章制度，对人事档案管理工作的每一个细小环节都要进行严密的规范化管理。在干部人事档案管理工作中，最主要的工作就是搜集信息、鉴别信息、归档资料和进行业务建设，这是充分提高我国人事档案管理质量的前提和基础。在干部人事档案管理环节中，放在第一位的必定是信息的搜集，因此为了进行规范化管理，就必须要建立起一个网络状的收集体系，各个工作位置上，必须要明确自身的工作责任，收集自己需要的内容。在各司其职的前提下，管理工作必须要进行相应的创新，在坚持网络状收集的基础上，同时还应该进行经常性收集和针对性收集，普通收集和重点收集相结合的收集方式；另外，档案人员具有较强责任心，积极主动收集缺少材料；四是严把材料“入口关”，加大送交材料鉴别力度。如涂改造假、材料手续不全、错装错收等不符合要求的材料，要及时与材料形成部门联系，整改完善。
（三）保密性原则
干部人事档案管理工作中，工作人员必须要谨记保密性的原则，严格地遵守个性保密规定，以制度为准绳，以程序为标准，摒弃私情，严格保证档案内容不被泄露，时刻保证严谨的工作态度及状态，以严格地纪律性和严肃性规范自己的工作。坚持每半年对人事档案案卷进行一次检查核对，发现问题及时解决。
（四）服务原则
提供利用是档案价值的重要体现。开发干部档案信息资源，为干部人事工作服务，是干部档案工作的最终目的。强化服务意识，增强服务功能，创新利用手段，以“全、准、新”的信息量，为组织、领导决策和职工的排疑解惑服务。二是正确处理好档案利用与保密的关系。档案利用有利于保密，保密是为了保证档案能在一定的范围内得到更好利用，积极为干部选拔任用、政审、技术职称评定、办理离退休、住房分配、薪酬待遇等工作提供服务支持。三是积极探索和研究干部档案利用的特点和规律，加强信息资源处理与管理。
（一）认识缺位，档案管理重视程度不够
虽然干部人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有重要的法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。但在卫生系统的干部人事档案管理工作中，仍存在对档案管理工作重视程度不够的问题。领导干部不重视档案管理工作，人事档案工作不像其他工作那样容易取得成绩，很多人对干部人事档案管理工作认识存在误区，认为档案管理工作就是存放、装订、收发等一些机械性的、琐碎的工作，不是单位的主业，只要保管好、不丢失、不泄密就行。认识上的缺位导致一些卫生系统的单位领导不重视档案管理工作，没有真正把人事档案管理工作摆上重要工作已成，或存在着“说起来重要，做起来次要”等问题，导致档案工作长期处于被动应付的状态。
（二）管理混乱，档案管理制度不完善
一是管理制度不完善。早在1991年我国就出台了《干部档案工作条例》，制定了《干部档案管理工作细则》等相关规章制度，这些制度是干部人事档案管理的基础和依据，但随着社会的发展和科技的不断进步，传统的规章制度已经不能满足和适应新形势发展的需要。二是档案管理混乱。目前我国卫生系统对干部档案管理实行的是统一、集中管理，干部人事档案管理的权限主要集中在干部人事部门，干部档案管理的集中化与干部档案的分散化之间的矛盾大大影响了档案的有效管理。比如，关系干部的学历、学位等材料由院校出具，支撑评定材料由人事部门出具，表彰等材料由单位出具等等，档案材料十分分散。需要把不同部门、人员和时间形成的材料收集归档，涉及的部门多、人员杂，工作量很大。而我国实行的是”档随人走“的档案管理制度，干部档案随着干部的调动在不同单位、部门或地区之间变动，档案材料很容易出现断档，导致干部档案中材料出现不齐全、不完整等问题。
（三）技术落后，档案管理效率低下
随着网络、电子信息技术的不断进步，档案管理手段不断进步，一些卫生系统行政事业单位都配备了现代化的办公设备，但档案管理仍存在技术落后的问题。一方面，电脑设备、系统更新不及时，档案管理人员主要工作是简单的接收移交档案、编目立卷、查阅调卷、存出入库等，缺少扫描机、机读等先进技术，大部分单位的干部管理档案都采用手工收集、检索，档案管理数据库的建立和现代化信息技术相距甚远，严重影响了人事档案快速、准确、系统的利用。另一方面，档案管理对硬件有一定的要求，档案室的建设不规范，设备老旧，保管条件简陋，存在这潮湿、“六防”不到位等问题，容易引发档案的霉变、虫蛀等问题，不利于档案的收集和管理。
（四）观念陈旧，档案管理人员素质不高
干部人事档案管理人员素质的高低直接影响了档案管理工作的效率。卫生系统的干部人事档案管理队伍存在缺乏专业的档案管理知识，计算机和外语水平不高，文化程度不高，思想观念和管理水平跟不上社会发展的需要等问题。这些问题大大限制了档案管理工作的创新与发展。
2 完善卫生系统干部人事档案管理工作的对策
（一）提高认识，高度重视档案管理工作
加强卫生系统干部人事档案管理工作，必须首先从思想上提高重视程度，把人事档案管理放在加强卫生系统干部队伍建设的高度来认真、正确的对待，要摆在单位工作的重要位置，成立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行安排部署、检查指导、督促落实等，发现问题要及时解决，将问题消灭在萌芽状态。其次，要探索建立卫生系统干部人事档案管理绩效考核机制，对人事档案工作进行定性、定量的考核，采取分类、分级指导，动态管理，推动人事档案管理工作的制度化、规范化建设。
（二）明确主体，落实档案管理相关责任
卫生系统的档案管理工作要通过制定目标责任工作机制，明确主体，强化落实工作责任，来提高档案管理工作主动性和积极性。首先要落实好卫生系统单位领导的责任。单位领导要高度重视档案管理工作，为工作的开展提供良好的工作环境和保障。档案工作做的好不好，关键在于单位领导的认识水平和重视程度。其次，要落实好分管负责人的责任。干部人事档案工作需要单位全员共同提高档案意识，养成良好的档案收集归纳的习惯。作为分管负责人，对档案管理负直接指导的责任，要以身作则，率先垂范。再次，要落实好档案管理工作人员责任。管档人员对接收的材料，做到认真检查鉴别，发现材料残缺不全、内容不真实、手续不完备等，及时退还，并要求补办，经认真鉴别后再进行登记、归档。对收集的材料，鉴别后及时归档入卷，不长期积压。
（三）完善制度，提高档案管理工作水平
首先，要严格执行档案管理制度，实行规范化运作，坚决避免人事档案出现涂改、丢失等现象，严格落实操作要求，方便查阅。要严格按照相关规定，从严把关，切实提高档案管理的严肃性，强化保密意识，确保对档案管理工作情况、干部基本信息、数据严格保密，未经批准严禁对外公布；对所审核的档案和信息严格保密，严禁涂改档案，严禁无关人员翻看档案等。其次，要提高档案管理人员的素质。要安排责任心强、有职业道德、专业素质过硬的专职人员从事档案管理工作。要加强对档案管理人员的培训，重点培训档案管理的相关业务知识，提高业务水平。再次，要完善相关的规章制度。建立和完善卫生系统的《档案管理制度》、《档案资料保管制度》、《档案保密守则》等相关规章制度，使档案管理工作有章可循。
干部人事档案是个人经历的记录，是对个人思想品德、业务能力和工作情况的反映。它是各级组织历史地、全面地考察了解和选拔任用干部的一个重要依据，也是维护干部个人某些合法权益的重要凭证。干部人事档案规范性既包括档案内部材料填写规范、材料真实和完整，也包括干部档案分类、编码、目录等外在形式符合统一规范。当前某些干部人事档案存在材料不全、涂改造假、分类不明等不规范现象，影响了档案作用的发挥，也损害了干部人事档案的权威性。当下促进干部人事档案规范性，有利于维护干部人事档案的严肃性和公信力，充分发挥干部人事档案在人事工作中的重要基础性作用。干部人事档案主要包括十大类材料：履历材料、自传材料、考核鉴定材料、学历职称材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免等材料以及其他对考察了解干部有参考价值的材料。干部人事档案中的大部分材料都是组织及各部门有意识形成的归档材料，在材料形成之初就确定了它的归档性，做好材料的审核和保存工作并且做到及时归档是各相关部门义不容辞的责任。从干部人事档案的丰富内容来看，干部人事档案材料的形成涉及多个部门，“干部人事档案收集归档规定的档案材料内容，一部分是在学校形成学生档案，有一部分是组织人事部门形成的，也有各级部门单位形成的材料。材料形成单位不统一，材料分散在各地、各部门。”[1]因此，实现干部人事档案的规范性，就必须加强各个部门的协作。
1组织人事部门
组织人事部门是干部人事档案材料形成的主体部门，涉及干部人事档案材料的多个方面。首先，《干部履历表》是组织部要求干部填写的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、党团关系、学历、工作经历、奖惩情况、亲属关系等基本信息。因为《干部履历表》最后要经过基层组织审核盖章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房产公证必须需要《干部履历表》中的亲属关系证明才能办理，这从侧面说明了它的重要性。但是，随着单位干部的不断增多，目前很多组织人事部门对于《干部履历表》的审核工作并没有做到细致到位，很多重要信息如出生时间、工作时间等与其他材料记载不一致的情况时有发生。因此，各级组织人事部门要切实发挥审核的职责，确保《干部履历表》内容的真实性。此外，自1999年全国统一填写过一次《干部履历表》之后，便没有统一填写过，经过十多年的时间，很多干部的党团关系、工作和学习经历、职称、父母、配偶和子女信息可能都发生了较大变化，长时间的信息滞后性影响了干部人事档案的利用。鉴于此，各组织部门应形成一种机制，每隔几年就及时组织和敦促本单位人员严格按照规范填写《干部履历表》，保证档案信息的及时更新。其次，工资变动表格是人事部门必须严谨制作完成的重要材料，它涉及每个人的切身利益。大学生的毕业生转正考核定级表是证明大学生参加工作时间和干部身份的有力证据，而在当今的干部档案审核工作中发现很多人的档案中都没有这张表格，对于确定工龄造成了困扰。完整的工资变动表也可以从侧面体现在不同单位的工作时间、级别及待遇等变化，是维护个人合法权益的重要保障。各级人事部门要切实做好工资表制作工作，记录好工资变动情况，尤其要做好入职和离职的工资表，并及时归档。再次，招工登记表、聘用合同、入伍登记表、转干审批表、任免表等都是个人经历的重要记录，是确定工作时间、工作内容及干部身份等事项的关键证据，如果这些档案材料不完整或没有归入个人的档案，那么个人的这些履历就很难得到证明，要想重新证明这些履历可能要大费周折。比如，当年有过“上山下乡”的知青经历的人，档案中缺少了知青下乡审批表，后来国家政策规定知青经历算工龄，他们要想证明这段经历，就必须到当地进行证明，如果当地的户籍档案等相关档案没有保存好，而且一些当事人也联系不到的话，就很难证明他们的知青经历。组织人事部门的档案工作关系到每个人的切身利益，组织人事部门必须切实提高档案意识，重视档案工作，把相关文件材料做规范，保存好并及时将档案材料移交到干部人事档案管理部门。同时，组织人事部门也要加强对个人在重视干部人事档案方面的教育，让本单位职工充分认识到自身档案的重要性，如实规范填写相关表格材料，并及时将个人取得的相关资格证书、奖励证书等复印件交组织存档管理。
2高校学生工作管理部门
学籍档案是干部人事档案至关重要的一部分，报考登记表、成绩表、毕业生登记表、学位授予表等都是证明干部本人从录取到毕业学历学位真实性的必要条件，报考登记表记录了报考录取信息，成绩表记录了学业情况，毕业生登记表记录了毕业信息，学位授予表记录了学位获得情况，任何一份材料的缺失都会影响当事人学历学位的完整性，高校学生工作管理部门务必规范设计学籍材料，认真做好学籍档案的归档工作。从当前的干部人事档案工作实践来讲，干部人事档案中学位授予表缺失的情况比较常见，有些高校在工作中没有意识到学位授予表的重要性，尤其是在本科生的学位授予中没有制作这一张表格，也就更谈不上将学位授予表归入个人档案了。而从干部人事档案的规范性来讲，如果只有毕业生登记表而没有学位授予表，就代表当事人只取得了毕业证书而没有取得学位证书，这就对那些本来共同取得毕业证和学位证的人的学历学位信息造成了缺失和破坏，也使得组织在考察个人时无法将取得单证的人和取得双证的人区分开来，影响了干部人事档案的利用。高校学生工作管理部门所保管的学生档案是干部人事档案的前身，高校学生工作相关部门一方面必须参考和借鉴其他高校的经验，合理规范地设计学籍材料，使之在放入档案时能够完整全面地记录学生的学籍信息；另一方面必须在学生毕业时将其所有的相关归档材料归入个人档案，并按照转递地址及时进行邮寄。高校学生工作管理部门规范地做好学生档案的工作，能够为干部人事档案规范化打下良好的基础。
3干部人事档案管理部门
干部人事档案管理部门是主管部门，也是协调其他各个部门的关键部门，对外要主动加强与各档案材料相关部门的沟通联系，加强对各单位兼职档案管理员的培训，做好沟通和培训工作；对内要加强自身的学习和管理，不断提升业务素质。
3.1接收新档案时把好检查关
干部人事档案管理部门在接收新档案时，应该认真核查档案目录与档案材料的对应情况，如发现有缺失的情况及时向档案原来的管理部门联系查找，避免因时间过长而难以查找的麻烦。再者，干部人事档案管理部门要安排专人发函补材料，新接收的档案目录与内容虽然对应，但仍有缺失的材料，不能因为不是本部门造成的材料缺失就放任不管，而是要增强敬业精神，本着档案现在归我单位管理就将其规范化管理的态度，及时发函到档案材料的出处单位进行补充，保证每一卷干部人事档案的材料都齐全完整。
3.2接收档案材料时做好登记工作
干部人事档案材料的产生处于一个动态的过程，档案随着个人社会实践活动的不断变化而增加新的材料，“干部人事档案会随着干部身份的确立而确立，会随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容，即使干部退休了，还会有工资、奖励、处分、死亡等材料的形成。”[2]干部人事档案材料产生的动态性也决定了收集档案材料始终处于动态的过程中，为了保证档案材料在归档和接收时交接明确，要做好接收材料的登记工作，归档人和接收人均需签字并注明时间，这样可以做到有据可查，如果出现材料丢失的现象可以明确责任人，追究其相关责任，防止推诿扯皮的现象，同时也可以从侧面增强档案管理人的责任感，使其妥善保管好档案材料。档案材料移交和接受过程的规范化有利于保障干部人事档案材料的完整性。
3.3材料放入档案时做到及时仔细
档案材料在收到之后，如果不及时分别放入个人档案，会造成材料堆积难以查找的问题，为了干部人事档案利用起来能够高效便捷，管理部门应该在收到散材料后定期及时地将材料归入个人档案。在放档案材料时要认真核查档案材料的份数以及当事人的姓名、出生日期等基本信息，防止档案材料错放问题的发生。
3.4整理档案做到标准规范
整理干部人事档案时，要认真对待每一个环节。首先，要认真鉴定材料的真伪，在碰到复制件时尤其要注意查看是否加盖原出处或组织人事部门的公章，对于不符合归档要求的文件材料要进行补办或重办，对于多余的材料要抽出。其次，要严格按照干部人事档案的十大类进行材料的分类，并且在每页材料上编写页码，在每份材料的右上角编写序号，字迹大小适中工整。再者，在对档案材料进行打孔时，要细致翻看材料中每一页的页边距是否足够，防止打孔打到材料内容上的现象。总之，整理干部人事档案要严格按照中央组织部印发的《干部档案工作条例》的要求，真正做到“认真鉴定、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条例、精炼、实用的要求。”我国人力资源丰富，随着市场经济的发展，人员流动情况越来越多，随之而来的干部档案转递工作也越来越频繁。如果干部档案在某个单位时不规范，干部工作几经变动之后，也会为后面的单位整理档案带来麻烦。人员流动加速，对干部档案的完整性和规范性提出了更大的挑战，这就需要全国各级单位都要切实做好干部档案工作。只有这样，从本单位寄出的干部档案到新单位才可以很容易地上架，从外单位寄来的档案也可以很轻松地被利用起来，彼此之间可以省去很多麻烦，提高工作效率。因此，各级相关部门，要增强档案意识，充分认识干部人事档案工作的重要性，切实加强领导，自上而下从源头上将保证干部人事档案规范性落到实处。
参考文献
