发布时间：2023-09-21 17:34:15
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中图分类号：C816 文献标识码：A
随着社会保险改革不断深化，社会保险覆盖面逐渐扩大，社保档案的数量也日益增多。社保档案管理是“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的惠民工程，涉及千家万户，关乎民计民生。如何做好社会保险档案工作，已成为社会保险经办机构的一项重要任务。
一、社保档案管理的重要性
社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。作为一项专业的管理工作，社会保险档案具有以下特点：
（一）数量大。随着我国社保制度的改革，参与社保的人口已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保，这就是社保档案数量的庞大。
（二）变化多。个人的社保档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化，这就决定了社保档案的动态变化。社保档案以人为基本对象来办理的，个人是社会保险档案的最基础的形成单位。社保档案是个人参与社保的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证。就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。
（三）要求高。社保档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在：一是办理活动的规范，即各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是形成材料的规范，即各类社会保险都有规定有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。
二、加强社保档案管理的必要性
社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。
（一）加强社保档案管理，是深化社会保险制度改革的需要。 随着社会保险制度改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社保部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，就要求我们建立完整安全的个人信息系统，即安全有序的社会保险档案系统。否则，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。
（二）加强社保档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，要经过诸多环节。档案作为最原始的参保资料，记载着参保人的一切详细信息，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。
（三）加强社保档案管理，有利于社保部门提高业务质量和办事效率。档案资料的收集、整理实际上是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项统计数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率。档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。
三、新时期加强社保档案管理的方法
新时期如何实现社保档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，是社保部门必须解决的现时问题，责任重大，任重而道远。
（一）提高思想认识，提供全面保障。加大对社会保险档案工作的重视程度, 及时解决工作中出现的问题和困难，积极争取各级领导对社保档案工作的重视与支持,加大资金及人力投入,切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题,为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。
（二）健全制度程序，理顺社保档案工作管理机制。依据《档案法》、《保密法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》等法规政策，制定社保档案分类大纲和管理细则。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费,实现社会保险档案的集中管理。把档案管理“星级达标”工作作为一项重要任务，纳入社会保险工作的总体规划，制定“星级达标”工作目标，明确档案管理责任制，与其它日常工作一起部署、一起检查、一起考核。
（三）加强信息化管理，实现“软、硬、人”统一协调。信息技术的不断发展为我们创新档案管理方式，实现智能、人性化管理提供了先决条件。各级社保部门应克服资金紧张的困难，购置现代化设备装备档案室。在机型上在市内要尽力做到统一，以便为下一步计算机联网及共享社会保险档案数据奠定基础。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由全市社会保险部门统一组织实施。要逐步实现档案的自动快速编目、档案信息的自动检索以及档案资料的快速统计。努力做到对档案的分类统计，综合数字统计、相关信息资料统计等，最终实现系统的网上互联和自助查询，使每个参保人可以方便的查询到自己的信息。坚持“以管促用、以用促管”的原则，围绕方便查询、提高利用效率上不断改进管理方法，全方位为参保单位和个人服务。
随着社会的不断发展，信息化时代已经来临，人们的生活和工作方式也发生了前所未有的变化。在信息化时代，档案管理也逐渐改变了传统的管理方式，无论在管理特点还是在发展要求和方向上都发生了深刻的变革。那么在信息化时代的影响下，档案管理到底发生了什么变化，出现了什么新的特点，在这些基础上，信息时代又对档案管理发展的方向产生了什么样的影响，档案管理到底会朝那个方向发展。这些问题都成为业内人士所关注的焦点。本文主要针对信息时代档案管理的发展方向进行一定的探讨，以期对相关工作以及研究人员提供些许帮助，同时起到抛砖引玉的作用，从而促进这一领域的研究和发展。
一、信息时代档案管理的新条件以及出现的新特点
在信息网络这一大环境中，档案的信息资源变得越来越丰富，人们通过网络对各种档案信息的检索也变得更加方便、快捷。无论是在信息资源的储存还是检索上，都可以使用更快更先进的途径和方法，从而一方面增加了档案信息内容的丰富程度和广度，另一方面又增强了档案所提供信息的完整程度以及准确性。此外，用户检索起来也更加方便和快捷，不再受到时间和空间的限制，同时还可以通过使用打印等方式轻松获得和查阅有关信息。
在信息时代，档案管理出现了一系列的新特点。首先是在档案信息的收录、编目、检索等方面都电子化，从而提高了档案的利用率。其次则是工作程序上的变化。使用电脑进行立卷程序，删除不具有保存价值的文件，对不同的文件注明不同的保管期限，同时也可以及时修改和补充新的档案信息。这样一来，由于使用计算机可以随时迅速地对单份文件进行各种主题的分类，并对文件的各种信息有详细表现，便有效节省了因为人工分类整理档案带来的人力物力。再次在档案的整理方面，一是省去了卷宗的整理任务，档号只需保留全宗号及文件号即可，另一方面就是在档案的分散性上更加灵活，因为使用电脑可以快速查找档案来源，从而便于档案的保管和使用。最后，在档案的保管上，由于电子档案的占用空间小，同时存储载体的信息容量又相当巨大，所以对于电子档案库存的管理就相对来说方便得多。
二、信息时代档案管理的发展方向及要求
在信息时代中，档案管理的各种发展的前提是观念上的转变，有一定的时代感，管理观念跟得上时代的变化和信息时代的发展进程。具体的发展方向以及在继续发展中提出的各种要求主要表现在以下几个方面：
（一）加强管理权限，增强保密措施
由于网络环境的匿名性以及许多信息的共享性，使网络下相关信息的保密成为许多人关注的一个焦点。尤其是档案信息丰富，涵盖了政治、经济、军事、科技等各种秘密，如本单位的档案资料就是属于国家秘密范畴，这些也都是需要保护的。因此就需要对用户的使用权限进行一定的措施进行保密，从而保证这些信息被合法、合理的使用。依次表现为：注册保密、受托权保密、目录保密以及属性保密。这些都可以对用户的使用权限进行一定的限制和规范，从而保证档案不会被滥用，保护各方面的利益，使信息环境下的档案可以健康发展。另外，档案管理者还需要针对使用者的使用权限进行一定的限制，使用网络限度功能，防止非法删改、复制或销毁等现象的出现，从而更有效地保护好档案资源，防止泄露秘密。
（二）整合档案资源，做到专业特色
与传统的档案获取方式不同，现在用户可以足不出户，使用电脑在各档案部门的公开网页查找自己所需信息。一方面以往大量繁重需要人工完成的工作如今只需要电脑自动完成，人力可以解脱出来进行技术钻研，为用户提供更多、更好的档案信息服务；另一方面，在信息环境下，如果各档案部门的信息重复，只讲求丰富，没有自己的特色，那么就会造成档案信息重复，不仅不利于用户查询自己所需要的资源和信息，还会造成资源浪费，同时档案信息也很难做深、做细。所以，各档案部门要形成自己的档案信息资源特色，建立起独具特点的网络档案信息资源，这样才做到节省资源优化资源，将本档案部门的信息资源结构整合得更加合理，相关特色信息也更加完善和深入，从而更受用户的喜爱和青睐。
（三）大力推进技术创新
在信息时代，档案管理一定要跟上时代的进程，完成向信息化的跨越。首先需要档案管理系统跟上其他计算机系统的升级和功能发展速度。其次就是要求将纸质档案信息向数字化的转变过程作为一项重要任务来完成，这样才能使档案馆获得长足的发展。另外还需要充分利用互联的各种功能，选择合适的工具和方式，对网络资源进行一定的加工和整理，开发相关主题，从而更加有利于相关信息的储存和使用。如作者所在的佛山市三水区国土信息中心，就是通过聘请有资质的科技有限公司，对本中心的档案信息网络进行技术改进和升级，以进一步优化和整合国土档案资源，以最快捷、最便民的信息网络服务群众。
（四）构建档案管理的网络安全环境
众所周知，使用电脑保存档案材料的一个突出隐患就是网络技术升级或遭受黑客攻击的时候，有可能造成档案材料的流失和缺失。这对保护各种包含国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案材料带来了极大的安全隐患。为了减轻安全风险，建议各档案部门必须做好预防措施，制订出现各种安全隐患的应急方案，构建本单位的档案管理的网络安全环境。作者所在单位也充分考虑这方面的因素，对全部录入电脑的档案材料进行电子刻录和书面留档案的双重备份，以应对影响网络安全的应急事件发生。
综上所述，信息时代不仅为档案管理提供了新条件和新的发展契机，同时加速了档案管理在新环境下的发展和改进，从而为档案管理的发展提出了新的方向。
参考文献：
一、目前高职院校档案管理的普遍状况
（一）档案管理存在的问题
高职院校的档案管理和利用不同于以往各类学校档案的管理，他是以信息化为依托的，以分享资源为目标的，以提高教学服务质量为要求的档案管理。作为教学的第一手资料的档案，自然就是学校教学当中的重中之重，但是它的功能往往是被忽视的。目前大多数学校仍然是用传统的方式来管理自己的档案，仅仅是储存保管，并没有将它们的信息服务功能开发出来。其中最为重要的一点就是档案的信息化程度偏低。特别是在教学档案的信息化管理当中，经常将涉及多专业的档案没有进行整体的信息化规划，经常出现收存的档案不能够积极地被开发和利用而被束之高阁，就使其会失去档案自身的价值。
（二）在档案信息化管理中的机遇和挑战
随着近年来经济技术的发展，档案的生成方式发生了很大的变化。更多的档案是在电子计算机中生成并储存的。在管理中，如何使得机读形式的档案更具有系统性、价值性、让广大师生获得更为完善的服务，是目前学校档案信息化趋势。其次是档案在信息化过程当中必须面临的安全化的问题。在档案管理信息化系统开发的时候，必然会面临着巨大的安全挑战。在开发当中必须将各种类别的系统和资料加以整合，这样来说就必须利用新的思路去进行开发和创新。但是在网络当中存在的缺陷有很多，加上没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能就面临着巨大大挑战。
二、促进档案管理信息化程度，提高档案利用效率
（一）促进档案信息化管理应当遵循的原则
规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化。
安全性原则：我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。
效益性原则：档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典“，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化和信息化。
（二）逐步建立档案管理信息化系统
要实现档案信息化管理，总的来说就是在实现档案信息的数字化和网络化的基础之上，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而将有用的信息高效的分享出来，方便广大师生对于各种资源的利用。
（三）以人为本，通过提高档案工作者的素质来提高档案管理信息化水平
档案工作人员在高职院校档案信息化改革当中具有举足轻重的地位。他们的创新精神，管理理念影响着整个学校档案管理的效率和特点。现阶段很多高职院校缺少专门的档案管理人员，管理水平较低。我们应当充分重视高职院校档案管理科的创建，积极引进新的技术和理念，培养高素质的档案管理工作者，加快档案技术人员队伍的建设。
1.培养高职院校档案管理工作者应当具备的基本素质
高职院校档案管理工作者首先应当具备一定的语言文字能力以及科学文化素养。院校档案管理不同于企业档案的管理。其档案资料具有多样性，多学科性等特点。只有站在对于各种知识有所了解的前提下，根据自身的语言能力，才能简明扼要的对于各种档案进行分析和归类，才能首先在入库的过程当中做到“去其糟粕取其精华”的效果。然后工作人员的管理能力和分析能力也是要进行培养的。院校档案管理的目标是提高各种信息资源的利用率，所以在面临较为庞大的信息档案资料的时候，档案人员必须具备档案的分析，检索，筛选的能力才能打好档案信息化建设的基础。
2.培养高素质的档案管理工作者的途径
（1）应当在重视档案管理工作的同时，重视档案管理工作人员
在高职院校信息化管理当中，档案工作人员的工作是很辛苦的，往往要付出很大的脑力劳动，所以一定要增强他们的责任感，充分发挥他们的主观能动性，否则如果他们的积极性不高，在疲惫的状态之下，可能会导致整个系统运行和更新的停滞，甚至还有安全的隐患。所以作为领导者，和他们进行积极的沟通和交流是必须的，让他们意识到自己责任的同时，也一定要让他们感觉得到自己在整个教学管理工作系统中的重要性。
